Как известно, командировочные уменьшают прибыль, а направляя работника в командировку, работодатель должен возместить ему расходы, связанные со служебной поездкой – на проезд, на жилье, суточные и т. д.
Порядок и размер организация определяет в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 Трудового кодекса РФ). Такие затраты уменьшают прибыль, их не нормируют и полностью включают в прочие расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Разумеется, один должны быть обоснованными и их надо подтвердить документами. В учете затрат на заграничные командировки есть некоторые особенности.
Аванс работнику положен
Перед командировкой работнику выдают аванс (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749, далее – Положение № 749). Сумму аванса рассчитывают исходя из срока командировки, стоимости проезда, суточных и расходов на жилье. Организация вправе выдать деньги как в рублях, так и в иностранной валюте (п. 16 Положения № 749, подп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.03 № 173-ФЗ, письмо Банка России от 30.07.07 № 36-3/1381).
Затраты нуждаются в подтверждении
Вернувшись из командировки, работник обязан в течение трех рабочих дней отчитаться в своих расходах, т.е. сдать авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы. Бумаги, составленные на иностранном языке, нужно перевести на русский язык. Это может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист самой компании (что подтверждено в письме Минфина России от 20.04.12 № 03-03-06/1/202). В билетах достаточно перевести Ф. И. О. пассажира, направление, номер рейса, дату вылета, стоимость билета (письмо Минфина России от 22.03.10 № 03-03-06/1/168), т. е. реквизиты, которые необходимы, чтобы рассчитать налог на прибыль.
Потраченную валюту пересчитывают в рубли
Если работник получил рубли, то валюту он покупает сам. Общее правило – командировочные признают на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но вот в какой сумме?
Раньше, если работник не мог подтвердить курс обмена, чиновники предлагали считать налоговые расходы именно так - по курсу на дату, когда отчет утверждал руководитель (письма Минфина России от 31.03.11 № 03-03-06/1/193, ФНС России от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408).
Теперь Минфин России уточнил свою позицию в письме от 03.09.15 № 03-03-07/50836. В нем сказано, что возможно два варианта того, как определить величину налоговых расходов, то есть пересчитать стоимость валютных трат в рубли.
Вариант № 1: у сотрудника есть первичный документ по обмену рублей на иностранную валюту.
В этом случае суммы, израсходованные за границей, переводят в рубли по курсу, указанному в справке. Здесь ничего не изменилось. Так финансовое ведомство рекомендовало делать и прежде (письмо от 15 июня 2011 г. № 03-03-06/1/347).
Вариант № 2: документа, подтверждающего курс обмена, нет. Тогда, по мнению финансистов, расходы надо определить по официальному курсу Банка России на дату выдачи денег под отчет. При этом они ссылаются на пункт 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что когда на оплату расходов в валюте перечисляется аванс, такие расходы пересчитывают по официальному курсу на дату, когда выдан аванс.
Пример Компания направила главного инженера в командировку в Германию, на четыре дня. 19 октября ему выдали под отчет аванс в сумме 75 000 руб. 20 октября сотрудник купил 1000 евро по курсу 75 руб/евро (курс условный). Суточные – 50 евро. Билет «туда-обратно» приобрела компания. Вернувшись, работник сдал в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему счет за проживание в гостинице в Берлине на сумму 800 евро. Справку банка об обмене валюты работник не сохранил. Курс на дату выдачи аванса – 73 руб/евро.
Бухгалтер сделал в учете следующие записи (НДФЛ и взносы в примере не приводим). Напомним, что
НДФЛ не облагают суточные в размере не более 2500 руб. (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). С суммы превышения налог нужно начислить по ставке 13%. Взносы с суточных не начисляют независимо от их размера (ст. 422 НК РФ).
На дату выдачи аванса:
Дебет 71 Кредит 50
– 75 000 руб. - выдан аванс на командировочные расходы.
На дату утверждения авансового отчета:
Дебет 26 Кредит 71
- 58 400 руб. (800 EUR х 73 руб/EUR)- учтена стоимость проживания в гостинице;
Дебет 26 Кредит 71
- 14 600 руб. (50 EUR/дн. х 4 дн. х 73 руб/EUR) - учтены суточные;
Дебет 50 Кредит 71
– 2000 руб. (58 400 + 14 600 - 75 000 руб.) – возвращен в кассу остаток подотчетной суммы.
В налоговых расходах можно учесть только 73 000 руб.
Работник должен вернуть в кассу 2000 руб., несмотря на то, что израсходовал выданные деньги (75 000 руб.) полностью. Ведь подтвердить курс обмена не чем. Так что потеря справки ему невыгодна. Если бы он сохранил документ, тратить свои деньги ему бы не пришлось. Бухгалтер бы перевел рубли в валюту по курсу справки. То есть по 75 руб/евро.
А вот если бы евро подешевел (скажем, на момент выдачи аванса курс был 73 руб/евро, а сотрудник купил валюту по 70 руб/евро), в этом случае справку работнику выгоднее «потерять».
Если аванс выдать в валюте, то таких расхождений не будет.
Вносить ли корректировки?
Конечно же, раньше, если справки из обменника не было, все считали расходы по курсу на дату утверждения авансового отчета. То есть руководствовались разъяснениями чиновников. А как быть теперь – все пересчитывать? Считаем, что этого делать не нужно. Новый подход следует применять с даты, когда о нем стало известно, то есть появилось письмо Минфина России от 03.09.15 № 03-03-07/50836. Поскольку более ранние разъяснения даны уполномоченным органом неопределенному кругу лиц. Так, в письме Минфина России от 31.03.11 № 03-03-06/1/193 нет оговорки, что оно не содержит общих правил. И не препятствует применять иную трактовку норм законодательства.
