ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:
Зарплата сотрудника - 40 000 руб., детей у сотрудника нет.
Зарплата за первую половину июня выплачена работнику в размере 20 000 руб.
В июне 2017 года работник получил аванс на хозяйственные расходы в сумме 6000 руб.
Авансовый отчет сотрудник должен был представить в бухгалтерию не позднее 25 июня 2017 года, но не представил его.
28 июня 2017 года директор подписал приказ об удержании задолженности из зарплаты работника, т. е. в пределах одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (заканчивается 25 июля 2017 года).
Компания применяет общие тарифы страховых взносов.
Тариф страховых взносов на случай травматизма - 0,2%.
ВОПРОС:
Как нам отразить в бухгалтерском учете операции по удержанию задолженности по подотчетным суммам из зарплаты работника?
ОТВЕТ:
Если в установленный срок аванс будет возвращен не полностью или не возвращен вовсе, то это не значит, что деньги потеряны навсегда. Погасить задолженность можно, удерживая долг из заработной платы лица, при условии, что он является работником компании (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Согласно разъяснениям чиновников, работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0), причем только при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Поэтому администрации согласие работника на удержание сумм из зарплаты следует получить в письменном виде.
Следует помнить, что общий размер всех удержаний по общему правилу не может превышать 20% от месячного денежного вознаграждения (согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Так что если сумма долга велика, то процесс удержания может растянуться на несколько месяцев.
Если работодатель вовремя удержал из зарплаты сотрудника задолженность по подотчетным суммам, не возникает объекта обложения:
- страховыми взносами в ПФР и ФСС РФ (приложение к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609);
- НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Бухгалтерские проводки по авансовому отчету
Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма № АО-1).
Неизрасходованные деньги, т. е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.
Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.
В бухучете эти операции отражаются так:
|
Проводка |
Операция |
|
На дату выдачи денег под отчет |
|
|
Дебет 71 - Кредит 50 |
Работнику выданы деньги под отчет |
|
На дату утверждения авансового отчета |
|
|
Дебет 10 (08, 20, 26, 44) - Кредит 71 |
Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы |
|
Дебет 50 - Кредит 71 |
От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег |
|
Дебет 71 - Кредит 50 |
Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету |
|
Расчеты с использованием пластиковой карты |
|
|
Дебет 55 - Кредит 51,52 |
Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте |
|
Дебет 71 - Кредит 55 |
Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет) |
|
Дебет 73- Кредит 55 |
Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами |
|
Дебет 50 - Кредит 73 |
Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов |
|
Дебет 70 - Кредит 73 |
Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях |
В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:
Дебет 94 Кредит 71
- отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок;
Дебет 70 Кредит 94
- из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок.
Рассчитаем максимальную сумму удержания.
При выплате зарплаты за июнь с выплат работнику можно удержать не более 6960 руб. ((40 000 руб. - (40 000 руб. x 13%)) x 20%).
Задолженность работника (6000 руб.) не превышает эту сумму, ее можно удержать в полном объеме.
Бухгалтерские проводки на 25 июня 2017 года:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71
- 6000 руб. - отражена своевременно не возвращенная подотчетная сумма.
Проводки на 28 июня 2017 года:
Дебет 70 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
- 6000 руб. - отражена подотчетная сумма, подлежащая удержанию из зарплаты на основании приказа директора.
Проводки на 30 июня 2017 года:
Дебет 20 Кредит 70
- 40 000 руб. - начислена зарплата за июнь;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 5200 руб. (40 000 руб. x 13%) - начислен НДФЛ с зарплаты за июнь;
Дебет 70 Кредит 51
- 8800 руб. (40 000 руб. - 20 000 руб. – 5200 руб. – 6000 руб.) - перечислена зарплата за вторую половину июня за вычетом зарплаты за первую половину месяца, НДФЛ и удержанной задолженности по подотчетным суммам;
Дебет 26,44 Кредит 69, субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС,
- 12 080 руб. (40 000 руб. x (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)) - начислены страховые взносы.
