Каковы будут бухгалтерские проводки по авансовому отчету, порядок отражения перерасхода и т. д.?
ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ: Сотрудник организации на УСН 5 июня 2017 года получил под отчет 2000 руб. для покупки картриджа для принтера. 8 июня 2017 года работник приобрел картридж за 2500 руб. (без НДС) и принес в бухгалтерию компании авансовый отчет. К авансовому отчету сотрудник фирмы приложил товарный чек и чек ККТ на покупку картриджа. 9 июня 2017 года директор компании утвердил отчет, фирма оприходовала картридж и тут же передала его в эксплуатацию, установив на принтер. 10 июня 2017 года бухгалтер-кассир выдала подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету в размере - 500 руб. (2500 руб. – 2000 руб.).
ВОПРОС: Как и когда можно учесть стоимость картриджа в расходах?
ОТВЕТ: Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма № АО-1).
Неизрасходованные деньги, т. е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.
Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.
В бухучете эти операции отражаются так:
|
Проводка |
Операция |
|
На дату выдачи денег под отчет |
|
|
Дебет 71 - Кредит 50 |
Работнику выданы деньги под отчет |
|
На дату утверждения авансового отчета |
|
|
Дебет 10 (08, 20, 26, 44) - Кредит 71 |
Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы |
|
Дебет 50 - Кредит 71 |
От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег |
|
Дебет 71 - Кредит 50 |
Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету |
|
Расчеты с использованием пластиковой карты |
|
|
Дебет 55 - Кредит 51,52 |
Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте |
|
Дебет 71 - Кредит 55 |
Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет) |
|
Дебет 73- Кредит 55 |
Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами |
|
Дебет 50 - Кредит 73 |
Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов |
|
Дебет 70 - Кредит 73 |
Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях |
Особенности для УСН
Для плательщиков УСН с объектом «доходы минус расходы» в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы. А они будут считаться оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.
Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.
Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.
Это подтверждают также и разъяснения Минфина. Как отмечается в письме Минфина России от 17.01.2012 № 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.
Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.
Если же сумма перерасхода возмещается работнику уже в следующем квартале, то для списания расходов при УСН можно не дожидаться полной оплаты, а поступить следующим образом:
- списать стоимость покупки за минусом перерасхода сразу после утверждения авансового отчета;
- оставшуюся часть списать в день, когда организация выплат причитающуюся сумму работнику.
Разумеется, необходимо наличие подтверждающих документы и соблюдение прочих необходимых условий (п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Так как Организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то в этом случае, стоимость картриджа для принтера организация вправе отразить в материальных расходах сразу после оприходования имущества и оплаты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Картридж оприходован 9 июня 2017 года, а оплачен полностью 10 июня 2017 года - после погашения задолженности перед работником.
Работник приложил к отчету товарный чеки чек ККТ.
Этих документов достаточно для учета расходов.
Поэтому 10 июня 2017 года организация впишет в графу 5 книгу учета доходов и расходов стоимость картриджа – 2500 руб.
Бухгалтерские проводки будут такими.
На 5 июня 2017 года:
Дебет 71 Кредит 50
- 2000 руб. - выданы деньги под отчет работнику фирмы;
На 9 июня 2017 года:
Дебет 10 Кредит 71
- 2500 руб. - оприходован картридж, купленный подотчетником;
Дебет 26, 44 Кредит 10
- 2500 руб. - списан в производство картридж для принтера;
На 10 июня 2017 года:
Дебет 71 Кредит 50
- 500 руб. - выдана работнику компании сумма перерасхода по авансовому отчету.
