Поскольку бухгалтер часто выполняет обязанности кадровика, то необходимо знать тонкости приема на работу сотрудника.
Необходимые документы
Перед оформлением трудового договора, нужно проверить, что у него есть все нужные документы. Для того чтобы принять сотрудника на работу, организации необходимо запросить у него следующие документы:
- паспорт гражданина;
- трудовую книжку. В случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая трудовая книжка;
- ИНН;
- СНИЛС – страховое свидетельство. Если его так же не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС;
- документы об образовании;
- документ воинского учета (для военнообязанных);
- медицинская справка.
В некоторых случаях перед приемом сотрудника необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ.
Медицинская справка необходима в случае принятия на работу не совершеннолетнего, а также в случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности.
Так, например, предусмотрено обязательное прохождение медицинской комиссии для работников, контактирующих с пищевой продукцией, медицинского персонала.
Итак, что надо сделать при приеме сотрудника на работу, по шагам:
Шаг 1. Принять заявление на работу
Шаг 2. Заключить трудовой договор с сотрудником
Шаг 3. Зарегистрировать трудовой договор в журнале
Шаг 4. Издать приказ о приеме на работу
Шаг 5. Ознакомить сотрудника с его должностными обязанностями
Шаг 6. Сделать запись в трудовой книжке
Шаг 7. Зарегистрировать трудовую книжку в книге учета.
Шаг 8. Заполнение личной карточки
Шаг 9. Учет рабочего времени
Шаг 10. Обязательная регистрация в ПФР, ФОМС и ФСС в качестве работодателя
Прием заявление на работу
Основанием для приема на работу является написание сотрудником заявление о приеме на работу. Впрочем, в настоящее время заявление является не обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него. Это следует из того, что основанием для заключения между сотрудником и работодателем трудовых отношений как раз является трудовой договор. На основании трудового договора уже будут формироваться приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.
Заключение трудового договора
Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним трудового или гражданского договора в письменном виде и закрепление договора печатями и подписями с обеих сторон. Если с сотрудником заключается трудовой договор, то он включается в штат предприятия. Если с сотрудником заключается гражданский договор, то работник будет работать вне штата без оплаты отпусков и больничных. Большинство предприятий нанимает персонал по трудовой книжке с заключением срочного или бессрочного трудового договора. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника.
Какие условия считаются существенными условиями данного договора?
Все условия трудового договора не должны противоречить трудовому законодательству. Контракт с работником, принимаемым в штат, должен содержать все существенные условия труда. Обязательными для внесения в трудовой договор являются следующие условия:
- место работы (наименование работодателя) (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
- работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
- дата начала работы, а при заключении срочного трудового договора также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения такого договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период, с указанием даты увольнения. В случае если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такое контракт переводится в бессрочный. Трудовой договор, срок действия которого не указан, считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае считается, что сотрудник принят на работу на постоянной основе (п. 3 ст. 58 ТК РФ);
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
- режим рабочего времени и времени (абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
- гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на подобную работу, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (абз. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
- условия труда на рабочем месте (абз. 9 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (например, характер работы может быть разъездным или пути) (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
- условие об обязательном социальном страховании работника (абз. 10 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством (абз. 11 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания. Согласно ТК РФ испытательный срок не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с испытательным сроком – 6 месяцев.
Какие договоры могут быть заключены совместно с трудовым договором
Помимо заключения трудового договора возможно заключение договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договора полной или частичной материальной ответственности (такой договор чаще всего заключается с работниками склада и прочими ответственными лицами). Так, порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: правилами трудового распорядка, регламентами и положениями. Эту процедуру следует провести до подписания трудового договора с работником (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Например, обязательными для ознакомления являются следующие правила:
- внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);
- хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
- инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
Факт ознакомления с локальными нормативными актами подтверждается подписью работника на листе ознакомления с указанием фамилии, имени, отчества, даты ознакомления и проставления личной подписи.
Локальный нормативный акт вместе с листом ознакомления нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.
Эти бумаги обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника.
Регистрируем трудовой договор в журнале
После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров указываются в журнале учета.
Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).
После получения всех своих копий документов, сотрудник расписывается в соответствующей графе, для того, что в последствии, организация смогла бы доказать, что такой трудовой договор действительно выдавался сотруднику на руки.
Издаем приказ о приеме на работу
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя по унифицированной форме N Т-1, который должен быть подготовлен в течение трех дней с момента заключения трудового договора.
Для этого предусмотрена унифицированная форма № Т-1.
В приказе следует отразить:
- наименование работодателя;
- дата поступления на работу;
- условия о приеме на работу (например, постоянная работа, временная работа или работа по совместительству);
- должность и отдел;
- оклад в соответствии с трудовым договором;
- срок испытания (запись об установлении испытания и его продолжительности делается, только если это условие включено в трудовой договор).
Прочитав приказ, сотрудник его подписывает, а сам приказ регистрируется в журнале приказов по личному составу.
Знакомим сотрудника с его должностными обязанностями
Прежде чем сотрудник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей, необходимо предварительно прописать такие обязанности в должностной инструкции.
Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре.
Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами: приложением к трудовому договору или отдельным документом.
После ознакомления с должностной инструкцией ставится печать и дата ознакомления, и должностная инструкция распечатывается в двух экземплярах.
Если обязанности относятся к группе лиц, или они типовые, то можно сделать лист ознакомления, где будут расписываться все сотрудники, принимаемые на эту вакансию с указанием их фамилий и даты подписания.
Заполняем трудовую книжку
После того, как оформлен приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты трудового договора, следует произвести запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу.
Регистрируем трудовую книжку в книге учета
Трудовые книжки и вкладыши в них подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Для этого Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждены следующие книги:
1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Ведется в бухгалтерии организации и предусмотрена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Помимо количества бланков в данной книге необходимо указывать их серию и номер;
2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них может вестись:
- в кадровой службе организации;
- в другом подразделении, в котором оформляется прием и увольнение работников.
Данная книга ведется в целях регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.
В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Заполняем личную карточку
В перечень документов, необходимых для заполнения при оформлении на работу работника, включена унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» (постановление Госкомстата России от 05.01.04 № 1).
Личная карточка является обязательным документом кадрового учета.
Оформляется личная карточка сотрудника по форме № Т-2 одновременно с приемом сотрудника, в которую заносятся его личные данные.
Личная карточка работника заполняется на основании следующих документов:
- приказа (распоряжения) о приеме на работу;
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
- страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Таким образом, личная карточка заводится в момент поступления и на протяжении всего срока.
После этого в личной карточке отражаются все события, касающиеся работника.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные (Указания, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).
То есть прежние сведения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные (сверху или рядом с соответствующей графой), которые заверяются подписью работника кадровой службы.
В аналогичном порядке можно вносить исправления в личную карточку работника при обнаружении неправильных записей.
Ведем учет рабочего времени
В ходе деятельности предприятия и посещения его сотрудниками, необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника.
Частью 4 статьи 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени.
Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени (N Т-12 и N Т-13) (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Форма № Т-12, может использоваться если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы.
Составленный табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.
Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы.
Обязательная регистрация в ПФР, ФОМС и ФСС в качестве работодателя
После оформления наемных сотрудников, необходимо зарегистрировать организацию в фондах, как работодатель.
Для этого установлены определенные сроки:
- Пенсионный фонд – 30 дней;
- ФСС – 10 дней;
- ФОМС – 30 дней.
Особенности для иностранных работников
При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу).
Разрешение на работу – это документ, который подтверждает право иностранного гражданина на временное осуществление на территории РФ трудовой деятельности.
