Как провести инвентаризацию? Предлагаем вашему вниманию пошаговую инструкцию проведения этого ключевого мероприятия.
Подготовка и проведение инвентаризации требует соблюдения положений Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон о бухучете), а также Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, далее – положение № 34н).
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, далее – методические указания по инвентаризации).
Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены Госкомстатом (постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, от 27.03.2000 № 26).
Использование этих нормативно-правовых актов позволит правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию и соблюсти все требования действующего законодательства.
Инвентаризация. Периодичность проведения
Инвентаризацию необходимо проводить (п. 3 ст. 11 закона о бухучете, п. 27 положения № 34н):
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, исключая имущество, инвентаризация которого проводилась, начиная с 1 октября отчетного года. Инвентаризацию основных средств (ОС) допускается проводить раз в три года;
- при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация того имущества, которое было доверено этому лицу;
- при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
- если имели место стихийного бедствие, пожар, иная чрезвычайная ситуация;
- при ликвидации или реорганизации.
Инвентаризация. «Дорожная карта»
Вот необходимые этапы инвентаризации:
Шаг № 1. Создаем инвентаризационную комиссию.
Шаг № 2. Получаем актуальные приходные и расходные документы.
Шаг № 3. Получаем расписки материально ответственных лиц.
Шаг № 4. Проводим проверку и факт документального подтверждения наличия, состояния и оценки активов и обязательств.
Шаг № 5. Проводим сверку данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета.
Шаг № 6. Обобщаем результаты инвентаризации.
Шаг № 7. Утверждаем результаты инвентаризации.
Шаг № 8. Отражение результаты инвентаризации в учете.
Шаг № 1. Как создать инвентаризационную комиссию
Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 методических указаний по инвентаризации).
Унифицированная форма данного приказа (форма № ИНВ-22) утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Как правило, членами комиссии являются:
- представители администрации организации;
- работники бухгалтерской службы (например, главбух, заместитель главбуха, бухгалтеры участков);
- прочие специалисты - работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб.
Внимание: материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии. В то же время их присутствие при проверке фактического наличия имущества обязательно.
В комиссии должно быть как минимум два человека.
В приказе, помимо состава инвентаризационной комиссии, должны быть указаны сроки и причины для проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.
Приказ утверждается генеральным директором, после чего документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.
Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме № ИНВ-23 (п. 2.3 методических указаний по инвентаризации).
Шаг 2. Получаем актуальные приходные и расходные документы
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии необходимо получить актуальные, последние на день проведения инвентаризации приходные и расходные документы.
Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на "__" __________ 201_ г.». Это является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 методических указаний по инвентаризации).
Шаг 3. Получаем расписки материально ответственных лиц
Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки. Этот документ подтверждает, что:
- к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии;
- все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны.
Шаг № 4. Проводим проверку и факт документального подтверждения наличия, состояния и оценки активов и обязательств
Инвентаризационная комиссия определяет:
- наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, - путем натурального подсчета (п. 2.7 методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);
- виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), - путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 методических указаний по инвентаризации);
- состав дебиторской и кредиторской задолженности - путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 методических указаний по инвентаризации).
Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты).
После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 - 2.11 методических указаний по инвентаризации).
Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета
Полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.
Случается, что в ходе инвентаризации выявляются излишки или недостача. В таком случае оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Сличительная ведомость составляется лишь по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных.
Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:
- по ОС - Инвентаризационная опись ОС (форма № ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма № ИНВ-18);
- по МПЗ - Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3), Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма № ИНВ-19);
- по Расходам будущих периодов - Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма № ИНВ-11);
- по кассе - Акт инвентаризации наличных денег (форма № ИНВ-15);
- по ценным бумагам и БСО - Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16);
- по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами - Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17).
Шаг № 6. Обобщаем результаты инвентаризации
На заседании по итогам инвентаризации комиссия:
- анализирует выявленные расхождения;
- предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 методических указаний по инвентаризации).
Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.
Если по итогам инвентаризации расхождения не выявлены, то этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации, применяя
С этой целью может применяться унифицированная форма № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (утв. постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26). В ней отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 методических указаний по инвентаризации).
Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.
Шаг № 7. Утверждаем результаты инвентаризации
Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).
После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 методических указаний по инвентаризации).
Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.
После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.
Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 закона о бухучете).
В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 методических указаний по инвентаризации).
При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.
Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.
По итогам инвентаризации выявлена недостача
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (подп. «б» п. 28 положения № 34н). Проводки будут такими:
Дебет 94 Кредит 10 (41, 43)
- списана стоимость утраченного имущества;
Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 94
- списана недостача в пределах норм естественной убыли.
Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т. п.) (подп. «б» п. 28 положения № 34н) или взыскивается с виновного лица (если таковое лицо установлено), или списывается в прочие расходы (если виновное лицо не установлено).
Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 43, 50)
- списана стоимость утраченного имущества;
Дебет 73 (76) Кредит 94
- стоимость недостач отнесена на виновных лиц;
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73 (76)
- стоимость недостач взыскана с виновного лица;
Дебет 91 Кредит 94
- сверхнормативная недостача списана в расходы.
Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т. п.) зависит от ситуации.
Ситуация 1: установлено лицо, виновное в возникновении недостачи
В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):
- или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);
- или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.
Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Ситуация 2 Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено
Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (подп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):
- или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;
- или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.
Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.
Если в результате инвентаризации выявлены излишки
Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:
Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:
- или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);
- или отчетом независимого оценщика.
Проводка в бухгалтерском учете будет такая:
Дебет 01 (10, 41, 43, 50) Кредит 91
- отражены излишки, выявленные при инвентаризации.
Отдел Аудита ООО "РАЙТ ВЭЙС"