«Упрощенец» арендует имущество у работника. Учет и налоги

Сейчас многие арендуют у работников имущество – компьютеры, квартиры, автомобили. Эта взаимовыгодная форма отношений требует, однако, правильного оформления аренды у сотрудника.

Рассмотрим, как правильно оформить документы, как отразить в учете соответствующие суммы, а также налоговые аспекты данных операций.

Договор аренды с работником

Смысл аренды в передаче имущества за плату во временное владение и пользование, или же во временное пользование (ст. 606 ГК РФ). Обязанность арендатора: вовремя платить за аренду, в порядке, условиях и в сроки, установленные договором (п. 1 ст. 614 ГК РФ). То есть помимо зарплаты работник-арендодатель вправе рассчитывать на выплату арендной платы (ст. 606, 614 ГК РФ).

Арендатор также обязан поддерживать имущество в надлежащем (исправном) состоянии. Как правило, арендатор же за свой счет осуществляет текущий ремонт, а также несет расходы по содержанию имущества. Иное может быть установлено или напрямую законом, или соглашением сторон (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

Существенный, капитальный ремонт – как правило, забота арендодателя. Иное опять-таки может следовать из положений закона или из конкретного договора аренды (п. 1 ст. 616 ГК РФ).

В рассматриваемом случае арендодателем будет не просто гражданин, а лицо, с которым у нас заключен трудовой договор. И очень важно не смешивать, так сказать, личное и деловое: будем помнить, что отношения по поводу аренды имущества ТК РФ не регулирует. (Например, несправедливо лишать сотрудника заслуженной им премии за то, что он поставил вопрос об увеличении арендной платы). Соответственно, и арендные выплаты никак не относятся к суммам оплаты труда.

Как рассчитать арендный платеж

Практика показывает, что наиболее справедливым является ежемесячный арендный платеж, несколько превышающий сумму ежемесячной амортизации по этому имуществу. Амортизацию рассчитать можно исходя из рыночной стоимости имущества и срока его полезного использования. В подтверждение этих показателей составляют справку. Этот документ обезопасит от претензий налоговиков при проверках.

Аренда имущества у руководителя

Руководитель как никто другой заинтересован в том, чтобы фирма имела все необходимое для плодотворной деятельности. Так что аренда имущества у руководителя – обычное дело. Но вот вопрос: кто будет подписывать договор? Неужели одна и та же подпись может стоять в обоих графах «Арендатор» и «Арендодатель»?

Может показаться смешным, но закон это не запрещает. В самом деле, сам с собой человек не может заключить договор, даже как представитель другого гражданина или организации (п. 3 ст. 182 ГК РФ). Но на законного представителя организации, т. е. ее руководителя, - этот запрет не распространяется. Руководитель – это представитель организации, через него она приобретает приобретать права и выполняет обязанности (ст. 53, 91, 103 ГК РФ). Так что руководитель организации не выступает как самостоятельный участник гражданских правоотношений, и, по сути, договор заключает организация.

Так что при аренде имущества у руководителя фирмы одно и то же лицо вправе подписать договор и как арендодатель, и как арендатор, что подтверждает и судебная практика (см., например, определение ВАС РФ от 19.12.2007 № 14573/07, постановления Президиума ВАС РФ от 11.04.2006 № 10327/05, ФАС Московского округа от 01.02.2008 № КГ-А40/14593-07).

Необходимые документы: договор аренды…

Это первый документ, который необходимо составить. В договоре обязательно указывается предмет, т. е. объект аренды, его наименование и характеристики в объеме, необходимом для безошибочной идентификации.

В договоре аренды закрепляется размер арендной платы, порядок и сроки ее перечисления (как правило, арендную плату устанавливают в виде фиксированной суммы).

Срок аренды указывать не обязательно, но, если его вообще не указать, то будет считаться, что договор заключен на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ).

Условия о том, кто осуществляет текущий, а кто капитальный ремонт, тоже может не быть в договоре. В этом случае будет действовать правило, установленное ГК РФ по умолчанию: арендодатель проводит за свой счет капитальный ремонт, а арендатор заботится о текущем (ст. 616 ГК РФ). Если стороны более устраивает какой-то другой вариант распределения «ремонтных» обязанностей, то это необходимо указать в договоре.

Напомним, что признание расходов в виде арендных платежей – это факт хозяйственной жизни, оформляемый соответствующим первичным учетным документом (ч. 1, 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон о бухучете).

…и акт приема-передачи арендованного имущества

Акт приема-передачи составляется и подписывается при получении имущества по договору аренды. Обязательной для использования, унифицированной формы такого акта нет. Форму необходимо разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике. Разумеется, в этом документе должны присутствовать все обязательные реквизиты первичного учетного документа (см. ч. 2 ст. 9 закона о бухучете). Помимо обязательных реквизитов, в акте должны быть указаны наименование имущества, его состояние, приведен перечень имеющихся недостатков, повреждений и т. д, а также прочие технические характеристики, документы, передаваемые вместе с имуществом (например, ПТС на авто, инструкция к оргтехнике и т. д.).  

Акт может быть составлен один раз. Ежемесячных актов об оказании арендных услуг составлять не нужно, если это напрямую не предусмотрено договором (см., например, разъяснения Минфина, данные в письмах от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559).

Вопросы бухучета

Основное средство (ОС), арендованное организацией, учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, установленной договором аренды (см. Инструкцию по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н).

Следовательно, арендованное ОС надо принять по акту о приемке-передаче и оприходовать на указанном забалансовом счете 001.

Расходы по аренде имущества, используемого для производства и реализации товаров (продукции, работ, услуг) – это расходы по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Эти расходы признаются в бухучете ежемесячно, на последнюю дату текущего месяца аренды, в сумме, определенной договором (п. п. 6.1, 16, 18 ПБУ 10/99).

Как уже было сказано, признание расходов в виде арендных платежей необходимо оформлять соответствующим первичным учетным документом, которым может являться бухгалтерская справка. Она составляется на основании действующего договора аренды и должна содержать обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 закона о бухучете). Впрочем, допускается использование и иного документа, составление и подписание которого предусмотрены условиями договора аренды. Например, акт об оказании услуг по предоставлению в аренду. Но это должно быть указано в договоре, если в договоре не предусмотрено подписание такого акта, то для признания расходов надо составлять бухгалтерскую справку.

Какой счет применять для расчетов по договору аренды с работником-арендодателем? Это счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Он как раз предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.

Сумма подлежащей к уплате арендной платы отражается по дебету счета 20 «Основное производство» (44 «Расходы на продажу» или иного счета учета затрат на производство) в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Таким образом, в бухгалтерском учете арендная плата относится на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество сотрудника

В учете делаются такие проводки:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) Кредит 73 (76) – отражена плата за аренду личного имущества сотрудника (сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору).

При выплате работнику арендной платы производится запись по дебету счета 73 или счета 76 и кредиту счета 50 «Касса».

 Пример 1 В январе организация-арендатор заключила со своим сотрудником-арендодателем договор аренды мобильного телефона. Срок договора - один год, с 1 февраля по 31 января следующего года. Стороны договорили о цене телефона в 7500 руб., о ежемесячной арендной плате в 900 руб. В учете операция отражается следующим образом:

В феврале:

Дебет 001

– 7500 руб. – принят на забалансовый учет мобильный телефон, полученный в аренду (основание: акт о приемке-передаче).

Ежемесячно, в течение срока действия договора аренды:

Дебет 26 Кредит 73(76)

– 900 руб. – списывается арендная плата за пользование личным мобильным телефоном сотрудника.

Теперь рассмотрим налоговые аспекты аренды у работника.

НДФЛ

Арендная плата является доходом физического лица, подлежащего обложению НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 НК РФ). Так что при получении арендной платы у сотрудника появляется  налогооблагаемый доход (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Ставка НДФЛ зависит от признака резидентства: 13% для резидента РФ, 30% – для нерезидента (ст. 224 НК РФ).

Работодатель как налоговый агент обязан удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). НДФЛ удерживается при фактической выплате работнику арендной платы, и в тот же момент сумму удержанного НДФЛ надо перечислить в бюджет.

Страховые взносы

С 1 января 2017 года утратил силу Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования». Тогда же в НК РФ появился раздел XI, в том числе глава 34 «Страховые взносы» (дата вступления в силу -  01.01.2017).

Плательщиками страховых взносов являются организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (абз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ).

Арендная плата по договору аренды (гражданско-правовому договору), не относится к объекту обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование. Выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, вообще не признаются объектом обложения страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ). Следовательно, и взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с арендной платы не начисляется.

Также арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды не облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Перечень лица, подлежащих обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, и объект обложения данными страховыми взносами, определен законом (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»). Разумеется, такого лица, как работник-арендодатель, в этом списке нет. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на арендную плату также начислять не нужно (ст. 5 указ. закона).

Итак, арендная плата за временное владение и пользование имуществом арендодателя страховыми взносами не облагаем.

«Упрощенный» налог

Арендные платежи не уменьшают налоговую базу «упрощенцев» с объектом «доходы», которые вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

«Упрощенцы» с объектом «доходы минус расходы» могут включить в затраты, уменьшающие налоговую базу:

• суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
• затраты на оплату услуг связи (в случае аренды мобильного телефона) (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Затраты признаются только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Кроме того, расходы должны быть документально подтверждены и обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 346.16).

Документами, подтверждающими расходы по аренде для «упрощенцев», являются:

• договор аренды;
• акт приемки-передачи арендованного имущества;
• документы, подтверждающие уплату арендных платежей.

Факт аренды подтверждается первичными документами, оформляющими признание расходов в виде арендных платежей в бухгалтерском учете (акт об оказании услуг по предоставлению в аренду или бухгалтерская справка).

Пример 2 Организация работает на УСН (объект «доходы минус расходы»). Согласно договору, ежемесячная арендная плата составляет 20 000 руб. Она выплачивается путем перечисления денежных средств на банковский счет работника в последний рабочий день каждого текущего месяца.

Цена предмета аренды, согласно договору, - 500 000 руб.

Расходы на аренду основного средства (движимого имущества), используемого в производственных целях, если арендодателем является штатный работник организации, следует  отразить следующим образом:

В заключение приведем Пример договора аренды имущества у сотрудника и акта приема-передачи имущества:

ДОГОВОР АРЕНДЫ ИМУЩЕСТВА

г. ______________                                                                 "____"_________20___г.

________________________________________________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, и ________________________________________ , именуемое в дальнейшем "Арендатор", в лице __________________________, действующего на основании __________________________ заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Арендодатель сдает Арендатору сроком на ____ лет в аренду имущество во для использования ____________________________ в целях осуществления своих уставных задач.

1.2 Имущество представляет собой____________________________________номер___________.

Стоимость имущества по договору составляет ______________________________________.

1.3. Техническая и иная документация на имущество не передается Арендатору.

2. Обязанности сторон

 2.1. Арендатор обязуется:

а) использовать арендуемое имущество по прямому назначению, указанному в п.1 договора, а также в соответствии с другими условиями договора;

б) содержать арендуемое имущество в полной исправности и рабочем состоянии до сдачи Арендодателю;

в) своевременно производить за свой счет ремонт арендуемого имущества;

г) письменно сообщить Арендодателю не позднее, чем за ____ месяца о предстоящем возврате арендуемого имущества, как в связи с окончанием срока действия договора, так и при досрочном возврате, и после прекращения настоящего договора сдать имущество Арендодателю по акту в исправном состоянии, с учетом нормального износа;

д) по истечении срока договора, а также при досрочном его прекращении передать Арендодателю за полную компенсацию все произведенные улучшения имущества, составляющие принадлежность имущества и неотделимые без вреда для него;

е) в случае возврата имущества до истечения срока аренды или в связи с окончанием срока договора уплатить Арендодателю сумму стоимости не произведенного им и лежащего на его обязанности ремонта имущества.

2.2. Арендодатель обязуется:

а) после подписания сторонами договора в ________ срок предоставить соответствующее имущество в исправном состоянии Арендатору по Акту приема-передачи;

3. Платежи и расчеты по договору

3.1. За аренду указанного в п.1 настоящего договора имущества Арендатор перечисляет Арендодателю плату в размере _______________________ в месяц. Начисление и выплата причитающихся Арендодателю сумм производится поквартально, за каждый квартал вперед; в течение первого месяца каждого квартала.

3.2. При неуплате Арендатором в оговоренные сроки арендной платы Арендодатель вправе потребовать пени в размере 0,1% от суммы задолженности за каждый день просрочки платежи.

4. Досрочное расторжение договора

4.1. Договор может быть досрочно расторгнут по инициативе Арендодателя, а Арендатор обязан вернуть имущество в случаях:

а) если Арендатор использует имущество (в целом или частично) не в соответствии с настоящим договором;

б) если Арендатор не внес арендной платы в течение _____ месяцев;

в) если Арендатор умышленно ухудшает состояние имущества.

4.2. Договор может быть досрочно расторгнут по инициативе Арендатора в случаях: а) если Арендодатель вмешивается в деятельность Арендатора по использованию арендованного имущества, не противоречащую настоящему договору, Уставу предприятия и Учредительному договору о его создании и деятельности;

4.3. Договор может быть расторгнут по взаимному соглашению сторон.

5. Продление договора

5.1. При отсутствии заявления хотя бы одной из сторон о прекращении или изменении договора по окончании срока, он считается продленным на тот же срок и на тех же условиях, какие были предусмотрены договором.

5.2. При продлении договора на новый срок его условия могут быть изменены по соглашению сторон.

6. Особые условия

6.1. Арендатор имеет право:

а) производить улучшения арендуемого имущества;

6.2. Договор действует с "___"_______20___г. по "___"______20___г.

6.3. Во всем остальном, не предусмотренным настоящим договором, стороны руководствуются действующим гражданским законодательством РФ.

6.4. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах, которые имеют одинаковую юридическую силу.

Приложение к договору, без которого он недействителен: акт приема-передачи имущества "___"_______20___г.

7. Реквизиты сторон

Подписи:                     Арендодатель                                                          Арендатор

М.П.

Приложение к договору № От «______»_________20___г.

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ИМУЩЕСТВА

Г.______________                                                            «___»_____________20___г.

____________________________,, именуемый в дальнейшем «Арендодатель» , с одной стороны и ___________________________, в лице ___________________________, действующий на основании_______________________________, именуемый в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны:

Составили настоящий Акт о нижеследующем:

1. Арендодатель сдал, а Арендатор принял имущество в виде _____________________________________________________
2. Объект находится в состоянии, пригодном для его использования Арендатором. 3. Стороны претензий друг к другу не имеют.

Подписи:         Арендодатель                                   Арендатор

М.П. 

Отдел Аудита ООО «РАЙТ ВЭЙС»