Учет работников, направляемых в служебные командировки, ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, а учет работников, прибывших в организацию, ведется в журнале прибытия.
Командировка должна быть оформлена первичными документами: приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку.
Командировочное удостоверение при направлении работника в командировку за границу оформлять не нужно, поскольку подтвердить фактическое время пребывания в командировке возможно на основании отметок, сделанных пограничными органами о пересечении государственной границы.
Кроме этого с 2015 года отменено обязательное применение формы учетной документации в случае направления работника в командировку Т-10а «Служебное задание».
Поэтому с работника также снимается обязанность по возвращении из командировки заполнять отчет о выполненной в ней работе (правая нижняя табличная часть формы Т-10а).
Таким образом, что роль служебного задания теперь будет играть приказ руководителя о направлении работника в командировку, а фактический срок пребывания последнего в месте командирования будет подтверждаться проездными документами либо служебной запиской.
При этом организация вправе продолжать использовать в своем документообороте служебное задание.
Табель учета рабочего времени
Необходимо отразить факт нахождения работника в командировке в табеле учета рабочего времени.
Дни отсутствия на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» или цифровым кодом «06», при этом количество отработанных часов не проставляется.
Если же работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03».
Оформление отчета и фактических расходов
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней: авансовый отчет с приложением документов о расходах.
Если документы, подтверждающие командировочные расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо произвести на русский язык.
Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (см. письмо Минфина России от 20.04.12 № 03-03-06/1/202).
При выписке авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета (письмо Минфина России от 24.03.10 № 03-03-07/6).
Порядок выдачи денежных средств на командировочные расходы
При направлении работника в командировку организация выдает ему денежный аванс на командировочные расходы.
Сумму аванса организация определяет самостоятельно исходя из срока командировки, норм суточных расходов, норм расходов на наем жилого помещения, стоимости проезда к месту командировки и обратно.
Следует отметить, что организация вправе выдавать денежные средства на командировочные расходы как в рублях, так и в валюте.
Если денежные средства на командировочные расходы выдаются в рублях, то впоследствии работник сам приобретает на них валюту.
Здесь возможны два варианта учета произведенных расходов.
Вариант первый: сотрудником предоставлен первичный документ по обмену рублей в иностранную валюту.
В этом случае расходы организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на покупку валюты по курсу обмена.
Курс определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты (письмо Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06/1/347).
Вариант второй: сотрудником не предоставлен первичный документ по обмену рублей в иностранную валюту.В этом случае разъяснено, как пересчитать валюту в рубли, если нет документа. В письме Минфина России от 03.09.15 № 03-03-07/50836 разъяснено, что если командированный сотрудник не представил первичный документа по обмену рублей в иностранную валюту, расходы надо определить по официальному курсу Банка России на дату выдачи подотчетной суммы.
Поскольку в соответствии с пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ в случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному Банком России на дату перечисления аванса.
При этом ранее высказывалась позиция, что если нет справки об обмене валюты, то курс для расчета суммы расходов берут на дату утверждения авансового отчета.
Так, если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа, следует применять курс Банка России, действовавший на дату утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 31.03.11 № 03-03-06/1/193, ФНС России от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408).
Состав возмещаемых расходов и налог на прибыль
При направлении сотрудника в командировку кроме среднего заработка работодатель должен возместить расходы, связанные со служебной командировкой. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
К возмещаемым расходам относятся:
- дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- затраты на проезд (за исключением страховых взносов на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте) и наем жилого помещения;
- другие командировочные расходы (на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление обязательной медицинской страховки, иные обязательные платежи и сборы).
Вышеперечисленные расходы налогоплательщика на командировки признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Вместе с тем учесть в целях налогообложения расходы на командировки организация вправе лишь в том случае, если они удовлетворяют всем критериям ст. 252 НК РФ: должны быть осуществлены в рамках деятельности, приносящей доход, экономически обоснованны и документально подтверждены.
Пример 1 Сотрудник направлен в командировку в Германию. Работнику был выдан аванс на командировочные расходы в сумме 90 000 руб. При возвращении из командировки сотрудник предоставил следующие документы:
- авиабилет Москва-Берлин на сумму 9500 руб.;
- билет на аэроэкспресс до аэропорта на сумму 500 руб.;
- билет на общественном транспорте в г. Берлин на сумму 50 Евро;
- авиабилет Берлин-Москва на сумму 150 Евро;
- счет за проживание в гостинице в г. Берлин на сумму 1 000 Евро.
Справка банка об обмене валюты, подтверждающая обменный курс не была представлена.
Курс Банка России, действующий на дату выдачи аванса отчета работника составил (условно):
- на дату выдачи авансового отчета - 70 руб/евро.
В этом случае в соответствии с письмом Минфина России от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836необходимо сделать следующие записи:
На дату выдачи аванса:
Дебет 71 Кредит 50
– 90 000 руб. - выдан аванс на командировочные расходы;
На дату утверждения авансового отчета:
Дебет 26 (20) Кредит 71-9 500 руб.
- отнесена на расходы стоимость авиабилета Москва-Берлин;
Дебет 26 (20) Кредит 71
- 500 руб.- отнесена на расходы стоимость билета на аэроэкспресс;
Дебет 26 (20) Кредит 71
- 3500 руб. (50 Евро х 70 руб./евро) - отнесена на расходы стоимость билета общественном транспорте в г. Берлин;
Дебет 26 (20) Кредит 71-3
- 10 500 руб. (150 Евро х 70 руб./евро) - отнесена на расходы стоимость авиабилета Берлин-Москва;
Дебет 26 (20) Кредит 71
- 70 000 руб. (1000 Евро х 70 руб./евро) - отнесена на расходы стоимость проживания в гостинице;
Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. ((9500 + 500 + 3500 + 10 500 + 70 000) руб. - 90 000 руб.) - выдан перерасход по командировке.
Теперь предположим, что справку о покупке валюты работник предоставил.
Пример 2 Воспользуемся условиями Примера 1. Сотрудник приобрел 1200 евро в обменном пункте по курсу 75 руб/евро. Работник фактически израсходовал 1200 евро ((50 + 150 + 1000) евро). Тогда в бухгалтерском учете расходы составят сумму:
- 90 000 руб. (1200 евро х 75 руб./евро);
- 10 000 руб. (9500 руб. + 500руб.).
Итого работник фактически израсходовал 100 000 руб.
В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.
Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны по курсу, указанному в справке об обмене валюты, и составят также 100 000 руб. ((1200 евро x 70 руб/евро) + 9500 руб. + 500руб.).
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки
На дату выдачи аванса:
Дебет 71 Кредит 50
– 90 000 руб. - выдан аванс на командировочные расходы.
На дату утверждения авансового отчета:
Дебет 26 (20) Кредит 71
- 100 000 руб. - отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету;
Дебет 71 Кредит 50
- 10 000 руб. - выдан перерасход.
Как видно из приведенного примера, официальный курс ЦБ РФ на дату выдачи аванса ниже, чем тот курс, по которому валюта приобреталась в обменном пункте.
Поэтому работник, который не представил справку банка о покупке валюты, получит компенсацию в меньшем размере, чем он фактически потратил.
А вот в ситуации, когда курс ЦБ РФ на дату выдачи аванса выше курса покупки валюты, работнику выгоднее не представлять документы, подтверждающие курс покупки валюты.
Корректировка
Если организация сумму подлежащую возмещению работодателем расходов работнику, связанную с командировкой рассчитывала по курсу на дату утверждения авансового отчета в соответствии с ранними письмами, то необходимо произвести корректировки.
Пример 3 Воспользуемся условиями Примера 1 и Примера 2, при этом справку о покупке валюты работник предоставил. При этом организация не учла это обстоятельство и определила расходы путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату выдачи аванса. Данная операция была отражена следующим образом.
На дату выдачи аванса:
Дебет 71 Кредит 50
– 90 000 руб. - выдан аванс на командировочные расходы.
На дату утверждения авансового отчета:
Дебет 26 (20) Кредит 71
- 94 000 руб. - отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету;
Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. ((9500 + 500 + 3500 + 10 500 + 70 000) - 90 000) - выдан перерасход по командировке.
В сложившейся ситуации следует произвести корректировки:
Дебет 26 (20) Кредит 71
- 94 000 руб. - СТОРНО командировочных расходов;
Дебет 26 (20) Кредит 71
- 100 000 руб. - отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету с учетом справки о покупке валюты;
Дебет 71 Кредит 50
– 6000 руб. (10 000 - 4000) - дополнительно выдан уточненный перерасход.
Тенгиз БУРСУЛАЯ, ведущий аудитор ООО «РАЙТ ВЭЙС»
