Путевой лист

Путевой лист – это основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, который выдается ежедневно водителям автотранспортных средств.

С помощью путевого листа организация, владеющая автопарком, контролирует работу водителей, а также осуществляет учет расходов на ГСМ.

Кто обязан вести путевые листы

Согласно приказу Минтранса № 152 путевые листы «применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».

Для каких целей используется Путевой лист

Показания из путевого листа используются в качестве основания для начисления заработной платы водителю.

Кроме этого, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг и  учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Форма Путевого листа и законодательство

Форма путевого листа утверждена Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".

Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта.

Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.

Если Организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты.

Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Обязательные поля в таком путевом листе это:

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

При этом самостоятельно разработанную  форму путевого листа обязательно нужно утвердить в Учётной политике организации в виде Приложения.

Порядок заполнения путевого листа

Рассмотрим порядок заполнения путевого листа.

Лицевая сторона путевого листа

Так как путевой лист должен отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, то бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

1. В первую очередь записывают номер документа.
2. При заполнении типографских бланков указывают их серию.
3. Дата совершения поездки. Для однодневных поездок это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.
4. Полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).
5. Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.
6. Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.
7. Полный номерной знак авто: цифры и буквы.
8. В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.
9. Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.
10. Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).
11. При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.
12. Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.
13. Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.
14. Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).
15. Данные механика и его подпись. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.
16. Ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия диспетчер пишет и дату.
17. записи об опоздании или повреждении транспортного средства.
18. Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Раздел Расход топлива

Объем израсходованного бензина или газа также указывают в отдельном месте бланка путевого листа.

Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ.

Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода.

Полученные данные записывают.

Оборотная сторона путевого листа

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

• Маршрут транспортного средства.
• Номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.
• Места отправления и прибытия транспортного средства.
• Фактический километраж поездки и подпись водителя.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:

• N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.
• N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.
• N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Журнал регистрации путевых листов ИП

Эта форма документа была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 № 68.

Предназначена она для регистрации путевых листов водителей, работающих на индивидуального предпринимателя.

В журнале указываются:

• номер и дата выдачи путевого листа;
• ФИО водителя;
• государственный регистрационный номер ТС, а также
• дата выезда и время возвращения транспортного средства.

Срок хранения путевых листов

Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:

• Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24 (не менее 4 лет);
• Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно статья 29. (не менее 5 лет);
• Приказ Минтранса РФ № 152, а именно пункт 18 (не менее 5 лет).

Таким образом,  путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.

Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.

В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

Путевые листы имеют право проверять следующие организации:

Трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.

Сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль. Налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.

Сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.

ВЕДУЩИЙ АУДИТОР                                                                     БУРСУЛАЯ Т.Д.

ООО РАЙТ ВЭЙС