По общему правилу организация обязана применять ККТ, зарегистрированную в ИФНС, если покупатель оплачивает товары (работы, услуги) наличными или пластиковой картой. Обязанность применять ККТ не зависит от того:
- какой режим налогообложения применяет организация - ОСН или УСН;
- кем является покупатель - представителем организации, предпринимателем (далее - ИП) или обычным гражданином;
- является платеж авансом или оплатой уже отгруженных (передаваемых) товаров (работ, услуг);
- продает ли Организация свои товары (работы, услуги) или действует как посредник (комиссионер, агент) другого лица.
При этом не надо применять ККТ при получении наличных денег, которые не связаны с оплатой товаров (работ, услуг). Например, при возврате денег, выданных под отчет, или при возврате займа, а также уплате процентов по нему.
Виды деятельности, осуществляемые без применения ККТ
Обычные организации могут не применять ККТ при следующих видах деятельности:
- Оказание услуг населению, если при расчетах клиентам выдаются бланки строгой отчетности (БСО).
- Розничная торговля, если соблюдаются два условия:
1) по розничной торговле уплачивается ЕНВД;
2) по требованию покупателя выдается документ (товарный чек, квитанция и т.п.), подтверждающий прием денег за товар, содержащий следующие реквизиты:
- наименование документа;
- порядковый номер и дату документа;
- наименование и ИНН организации-продавца;
- наименование и количество оплачиваемых товаров;
- сумму оплаты;
- должность и Ф.И.О. лица, выдавшего документ, и его личную подпись.
- Продажа через газетно-журнальные киоски газет, журналов и сопутствующих товаров, если доля газет и журналов в общем товарообороте 50% и более, а сопутствующие товары есть в перечне, утвержденном субъектом РФ.
- Торговля с открытых прилавков на рынках, ярмарках и выставочных комплексах, кроме торговли непродовольственными товарами с открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений.
- Продажа лотерейных билетов.
- Продажа питания школьникам и работникам школ во время учебных занятий.
- Разносная торговля с ручных тележек, корзин, лотков, кроме торговли технически сложными товарами и продовольственными товарами, требующими особых условий хранения и продажи.
- Торговля в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив.
- Торговля из цистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином.
- Торговля вразвал овощами и бахчевыми культурами.
- Прием от населения стеклопосуды и утильсырья, кроме металлолома.
- Продажа ценных бумаг.
- Торговля, в т.ч. алкоголем, в отдаленных и труднодоступных местностях, указанных в перечне, утвержденном субъектом.
Регистрация ККТ
До начала применения ККТ ее нужно зарегистрировать в ИФНС, где организация поставлена на:
- или по своему месту нахождения, если ККТ будет эксплуатироваться по месту нахождения организации;
- или по месту нахождения обособленного подразделения, если ККТ будет эксплуатироваться в ОП.
Это надо сделать независимо от того:
- принадлежит ККТ организации на праве собственности или получена в аренду;
- является ККТ самостоятельным объектом или установлена в платежном терминале.
Регистрация ККТ (в т.ч. установленной в платежном терминале) проводится бесплатно.
- Для регистрации ККТ (в т.ч. установленной в платежном терминале) в ИФНС надо подать следующие документы (подлинники):
- заявление о регистрации ККТ и его копию, на которой сотрудник ИФНС поставит отметку о получении документов;
- паспорт ККТ;
- учетный талон ККТ (Письмо Минфина от 24.12.2008 N 03-01-15/12-395);
- договор о технической поддержке ККТ, заключенный с центром техобслуживания (ЦТО);
- журнал кассира-операциониста. Журнал должен быть прошит, пронумерован, заверен подписью руководителя и главного бухгалтера организации, а также ее печатью.
- Получив документы от Организации, сотрудник инспекции:
- выдаст расписку в получении документов или поставит отметку о принятии документов на копии заявления;
- свяжется с Организацией для согласования места и времени осмотра ККТ.
- В согласованное с сотрудником инспекции время руководитель или представитель организации по доверенности должен представить ККТ к месту проведения осмотра.
При этом специалист ЦТО, который непосредственно обслуживает ККТ организации, не может быть ее представителем при регистрации ККТ.
Осмотр ККТ, установленной в платежном терминале, проводится по месту нахождения терминала.
Временя и место проведения осмотра следует сообщить специалисту ЦТО. Без него осмотр ККТ проводиться не будет. Он должен иметь при себе паспорт и служебное удостоверение. Паспорт должен быть и у представителя организации, в том числе если это ее руководитель.
ККТ должна быть исправна, не иметь повреждений корпуса, на котором должны быть:
- марка-пломба;
- знак "Сервисное обслуживание";
- если ККТ выпущена начиная с 07.11.2007 - идентификационный знак, содержащий наименование модели ККТ и ее заводской номер.
Наличие на корпусе ККТ знака "Государственный реестр" не обязательно.
- После осмотра ККТ будут:
- включен фискальный режим ККТ;
- активирован накопитель фискальной памяти;
- распечатаны пробный чек на произвольную сумму, сменный и фискальный отчеты и проверены наличие необходимых реквизитов на этих документах;
- на ККТ наклеена марка-пломба.
- После того как ККТ зарегистрируют в базе данных ИФНС, Организации выдадут следующие документы:
- карточку регистрации ККТ, заверенную печатью ИФНС и подписью ее руководителя (его заместителя);
- паспорт ККТ и учетный талон ККТ с отметками, подписанными сотрудником ИФНС (с указанием ФИО) и заверенными печатью ИФНС;
- договор с ЦТО;
- журнал кассира-операциониста, заверенный подписью сотрудника ИФНС и печатью ИФНС.
Формы документов, оформляемых при эксплуатации ККТ
Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету торговых операций" утверждены унифицированные формы, которые являются обязательными при эксплуатации ККТ:
- КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины";
- КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию";
- КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам";
- КМ-4 "Журнал кассира-операциониста";
- КМ-5 "Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста";
- КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста";
- КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации";
- КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ";
- КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы".
Снятие ККТ с учета
ККТ нужно снять с регистрационного учета в ИФНС, если ККТ больше не будет использоваться.
Причины могут быть любыми: ККТ сломалась, похищена, уничтожена, планируется ее продать или сдать в аренду и т.п.
ККТ снимается с учета бесплатно в таком порядке:
- Сначала необходимо предоставить в ИФНС по месту учета ККТ подлинники следующих документов:
1) заявление о снятии ККТ с регистрации и его копию, на которой сотрудник ИФНС поставит отметку о получении документов;
2) паспорт ККТ;
3) карточку регистрации ККТ;
4) учетный талон ККТ (хранится в ЦТО).
Если снимается ККТ с учета в связи с ее уничтожением или хищением, дополнительно в ИФНС нужно представить документ, подтверждающий данный факт. Это может быть, например, справка территориального органа МЧС о пожаре, произошедшем в помещении, в котором эксплуатировалась ККТ, или справка ЦТО о поломке ККТ.
Помимо этого при снятии ККТ с учета (независимо от причины) Организацию могут попросить представить и другие документы (например, фискальные отчеты, журналы кассира-операциониста (КМ-4), контрольные ленты). Поэтому следует заранее уточнить перечень необходимых документов в ИФНС.
ИФНС должна снять ККТ с учета в течение 5 рабочих дней со дня представления вами всех необходимых для этого документов.
- Получив от вас документы, сотрудник инспекции:
- выдаст расписку в получении документов или поставит отметку о принятии документов на копии заявления;
- свяжется с Организацией для согласования места и времени составления акта о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков ККТ (форма КМ-2).
- В согласованное с сотрудником инспекции время руководитель или представитель организации по доверенности должен прибыть в место составления акта по форме КМ-2. При этом следует заранее сообщить о времени и месте составления акта специалисту ЦТО, так как он тоже должен участвовать в этой процедуре. Специалист ЦТО должен иметь при себе паспорт и служебное удостоверение. Паспорт должен быть и у представителя организации, в том числе если это ее руководитель.
Специалист ЦТО, который непосредственно обслуживает ККТ организации, не может быть ее представителем при снятии ККТ.
Обычно при снятии ККТ с учета саму ККТ предъявлять в инспекцию не требуется. То есть специалист ЦТО до составления акта снимает показания ККТ и распечатывает документы, необходимые для составления акта (фискальные отчеты и контрольные ленты), которые вы затем представляете в ИФНС. Однако сотрудник ИФНС может попросить Организацию принести в ИФНС саму ККТ, чтобы снять ее показания там. Поэтому лучше уточнить в ИФНС, нужно ли приносить ККТ для ее снятия с учета.
- После составления акта по форме КМ-2 и внесения данных о снятии ККТ с учета в базу данных ИФНС Организации выдадут паспорт ККТ, в котором будет указан пароль доступа к фискальной памяти ККТ, и учетный талон ККТ. В этих документах должны быть проставлены отметки о снятии ККТ с учета, заверенные печатью ИФНС.
Карточка регистрации ККТ останется в ИФНС.
Сроки хранения документов
Паспорт кассовой машины, акты и другие документы хранятся в бухгалтерии организации.
Z-отчеты за каждый рабочий день, контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие факт проведения денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет.
Ответственность за их сохранность несет руководитель организации.
Административная ответственность
Если работник организации-продавца не применил ККТ, или применил ККТ, не зарегистрированную в ИФНС, или пробил чек на сумму меньшую, чем получено от покупателя, то будет наложен штраф:
- на организацию в размере от 30 000 до 40 000 руб.;
- на руководителя организации в размере от 3000 до 4000 руб.
