Среднесписочная численность работников - это средняя списочная численность работников за определенный период времени.
Как правило, среднесписочная численность работников рассчитывается за месяц, квартал и год.
Квартальный и годовой расчет среднесписочной численности работников основывается на месячном расчете среднесписочной численности работников.
Кто обязан представлять в налоговую инспекцию сведения о среднесписочной численности сотрудников
Обязанность представлять в налоговую инспекцию по итогам года сведения о среднесписочной численности сотрудников установлена п. 3 ст. 80 НК РФ. Этот отчет должны сдавать все организации без исключения.
Что касается предпринимателей, то они сдают сведения только в том случае, если нанимали в отчетном году персонал.
Налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, обязаны представлять налоговые декларации (расчеты) в налоговые инспекции по установленным форматам в электронном виде.
Этот порядок распространяется также на вновь созданные (реорганизованные) организации с численностью работников, превышающей указанный предел.
В целях исполнения этого положения организации (индивидуальные предприниматели, привлекавшие в указанный период наемных работников) должны ежегодно не позднее 20 января представлять в налоговые органы сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год.
Вновь созданные (реорганизованные) организации подают такие сведения не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована).
Случаи, когда следует рассчитывать среднесписочную численность работников
Среднесписочную численность работников надо рассчитывать в следующих случаях.
1. Чтобы не позднее 20 января текущего года подать в ИФНС по месту нахождения организации сведения о среднесписочной численности за прошедший год.
Делать это надо ежегодно.
Если Организация подаст сведения о среднесписочной численности с опозданием, то ИФНС может наложить одновременно сразу два штрафа:
- на организацию или индивидуального предпринимателя - в размере 200 руб.;
- на ее руководителя или главного бухгалтера - в размере от 300 до 500 руб.
2. Чтобы знать, надо ли Организации сдавать налоговую отчетность в ИФНС в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ).
3. Чтобы заполнить поле "Среднесписочная численность" в расчете по форме РСВ-1 ПФР.
4. Чтобы заполнить поле "Численность работников" в расчете по форме 4 - ФСС.
5. Чтобы рассчитать сумму налога на прибыль (авансового платежа), уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, если организация использует для расчета показатель среднесписочной численности (п. 2 ст. 288 НК РФ).
Порядок расчета среднесписочной численности работников
Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 - 11 месяцев) рассчитывается с использованием среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период.
Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, надо следовать следующему алгоритму:
1. Сначала надо определить списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца.
В рабочие дни она равна количеству всех работников, с которыми заключены трудовые договоры с учетом всех сотрудников не явившихся на работу из-за временной нетрудоспособности, а также с учетом всех сотрудников находящихся в командировках и отпусках.
При этом, в расчет не надо включать:
- сотрудников, которые находятся в отпуске по беременности и родам или находятся в отпуске по уходу за ребенком;
- работников, которые находятся в неоплачиваемом учебном отпуске;
- не полностью занятых работников, которые работают не полное рабочее время, то есть трудятся неполный рабочий день или неполную рабочую неделю.
Списочная численность за выходные и нерабочие праздничные дни равна списочной численности на предшествовавший им рабочий день.
Например, работника, уволенного в пятницу, надо учитывать в расчете списочной численности за ближайшие дни: субботу и воскресенье.
Физические лица, работающие только по гражданско-правовым договорам, в расчет списочной численности не включаются.
2. Далее среднесписочная численность полностью занятых работников за каждый месяц рассчитывается следующим образом:
Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца (28, 29, 30 или 31).
3.После этого можно рассчитать среднесписочную численность за определенный период (квартал, полугодие, год или 2-11 месяцев).
Для этого надо сумму среднесписочной численности работников за первый, второй и и т.д до последнего месяца периода разделить на количество месяцев в периоде.
При этом полученный результат надо округлить до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более - округляется до целой единицы .
