Платежная ведомость - документ, предназначенный для выдачи работникам заработной платы, премий, пособия по временной нетрудоспособности или других выплат.
В платежной ведомости указываются только табельный номер работника, его фамилия, имя и отчество, сумма выплаты, причитающейся к выдаче на руки, и выделяется графа для расписки в получении денег.
Форма платежной ведомости
Платежная ведомость заполняется по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (форма N Т-53).
Платежная ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.
Следует заметить, что по платежной ведомости (расчетно-платежной ведомости) осуществляется выплата заработной платы лицам, состоящим в списочном составе штата хозяйствующего субъекта.
Выплаты по гражданско-правовым договорам или договорам возмездного оказания услуг учитываются отдельно.
Преимущества использования платежной ведомости
По одной платежной ведомости можно выдавать зарплату нескольким сотрудникам.
И еще одно преимущество платежной ведомости заключается в том, что выплата по платежной ведомости может проводиться в течение нескольких дней.
Порядок заполнения платежной ведомости
В платежной ведомости бухгалтеру следует указывать сумму денежных средств, которая причитается к выплате сотруднику, то есть за вычетом всех обязательных изъятий - НДФЛ, сумм по исполнительным листам, сумм возмещения ущерба работодателю по вине работника.
Платежная ведомость состоит из трех частей:
-титульной части;
- табличной части;
- итоговой части.
Титульная часть содержит наименование предприятия (фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя) и, при наличии, его структурное подразделение.
В верхнем правом углу следует проставить определенный руководителем предприятия срок, в течение которого производятся выплаты.
Такой срок не может быть более пяти дней, включая день снятия наличных денежных средств с банковского счета.
Кроме этого, в титульной части ведомости в графе «Дата составления» указывается дата её составления, а в графе «Номер документа» платежной ведомости проставляется номер в соответствии с регистрацией в журнале.
При этом дата составления ведомости не должна быть позже даты подписи главного бухгалтера и времени выплаты денежных средств.
Также, в титульной части указывается числами и прописью общая сумма денежных средств, которые предполагается выдать сотрудникам.
Табличная часть ведомости содержит сведения о выплатах.
При этом заполняются следующие графы:
В графе 1 надо указать порядковый номер сотрудника.
В графе 2 надо указать табельный номер сотрудника на основании личной карточки работника.
В графе 3 надо указать фамилию, имя и отчество сотрудника.
В графе 4 цифрами указывается сумма, которая должна быть начислена каждому работнику. При этом сумму надо записывать не по середине графы, а вплотную к левой вертикальной черте графы.
Последняя строка является итоговой строкой, по которой подсчитывается общая сумма.
После оформления табличной части и заполнения титульного листа, платежная ведомость передается кассиру на проверку.
Если платежная ведомость оформлена неверно, то в этом случае ведомость возвращается обратно в бухгалтерию на исправление.
Если все реквизиты заполнены правильно, то кассир приступает к выдаче денег сотрудникам из кассы на основании платежной ведомости.
При получении денежных средств каждый сотрудник напротив своей фамилии должен расписаться в графе 5.
Только собственноручная подпись работника может подтвердить факт получения им денежных средств. В случае если денежные средства, по какой-либо причине, не будут выплачены работнику, в этой графе делается отметка об их депонировании.
В графе 6 указываются все необходимые документы, которые связаны с осуществлением денежных выплат из кассы.
Такими документами могут быть доверенность на получение денежных средств, паспорт и прочие документы. В отсутствие таких документов в платежной ведомости ставятся прочерки.
В итоговой части в конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка, в которой кассир указывает выплаченные и невыплаченные суммы, в том числе суммы подлежащие депонированию и последующему возврату в банк.
Эти суммы кассир заверяет своей подписью и оформляет один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных сотрудникам денег. При этом номер и дата составления расходного кассового ордера указываются в платежной ведомости.
После этого платежная ведомость передается в бухгалтерию и заверяется подписью главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии платежная ведомость заверяется подписью руководителя.
Кто может производить выплату наличных денег по платежной ведомости
Непосредственную выплату денежных средств по платежной ведомости может осуществлять кассир или другой работник, назначенный распоряжением руководителя предприятия или индивидуальным предпринимателем.
При этом это лицо должно быть в обязательном порядке ознакомлено со своими правами и обязанностями.
С документами, содержащими информацию о правах и обязанностях, работник должен быть ознакомлен под роспись перед допущением к работе.
Предприниматель или руководитель юридического лица вправе и самостоятельно производить выплаты.
Регистрация платежных ведомостей
Все платежные ведомости регистрируются в журнале, который заводится в организации на один год и хранится в ней пять лет.
Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета, который предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах - платежных ведомостях.
Журнал регистрации платежных ведомостей ведется работником бухгалтерии.
Составляется регистр бухгалтерского учета на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
