Регистры налогового учета – это элемент налогового учета, вести который обязаны организации, являющиеся плательщиками налогов.
Налоговые регистры необходимо вести для правильного расчета налогов и заполнения отчетности.
Отметим, что согласно действующему налоговому законодательству регистры налогового обязаны только организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, а также налоговые агенты по НДФЛ.
Формы налоговых регистров
Согласно статье 314 НК РФ налоговые регистры — это сводные (за отчетный или налоговый период) формы систематизации данных налогового учета, сгруппированных в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ, без распределения по счетам бухгалтерского учета.
Вид, форма и реквизиты налоговых регистров
Налоговое законодательство не ограничивает налогоплательщиков в выборе вида и формы этих документов.
Так как НК РФ не содержит перечня налоговых регистров, необходимых для формирования базы по налогу, то каждая организация разрабатывает регистры сама.
Поэтому регистры налогового учета могут выглядеть по-разному. Как правило, это таблицы, из содержания которых понятно, как фирмой формируется налоговая база.
Объем содержащейся в них информации должен давать представление о том, на основании каких документов и каким образом сформирована налогооблагаемая база.
Размещение данных в регистре может быть любым (в табличной или текстовой форме) — эти особенности предусматриваются при разработке форм регистров налогового учета.
За основу при разработке регистров можно взять регистры бухучета и дополнить их всем необходимым, или же создать налоговые регистры «с нуля». В любом случае они должны содержать все строки и графы, необходимые для отражения данных.
Единственное требование к налоговым регистрам, заключается в указании обязательных реквизитов.
Их состав должен соответствовать НК РФ.
Например, при расчете налога на прибыль используются регистры налогового учета, которые обязательно должны содержать следующую информацию (абзац 10 статьи 313 НК РФ):
- наименование регистра;
- период или дату составления;
- наименование объекта учета или хозяйственной операции и ее измерители в денежном и, если возможно, в натуральном выражении.
Наконец, регистр должен быть подписан ответственным лицом и содержать расшифровку его подписи.
Вести такие регистры можно любым удобным для налогоплательщика способом: на бумаге или в электронном виде в виде таблиц Excel, в специальной бухгалтерской программе.
Отметим, что составлять отдельный регистр на каждую строку декларации по налогу на прибыль не требуется.
Количество налоговых регистров фирма устанавливает учетной политикой, при условии, что они в полной мере обосновывают данные, указанные в декларации. Налоговики могут привлечь к ответственности за отсутствие только тех регистров, которые предприятию необходимо вести согласно своей учетной политике.
Налоговые регистры и бухгалтерские первичные документы
Отметим, что такие требования в части обязательных реквизитов совпадают с требованиями к бухгалтерским первичным документам.
А значит, можно использовать уже имеющиеся бухгалтерские документы в качестве налоговых регистров.
Налоговый кодекс этого не запрещает.
Более того, вариант использования бухгалтерских регистров в качестве налоговых прямо предусматривается в статье 313 НК РФ, с той лишь оговоркой, что если каких-то сведений в бухгалтерских регистрах недостаточно, то их надо дополнить и в результате получится уже регистр налогового учета.
Таким образом, если же для расчета налогов достаточно данных бухучета, то налоговый учет можно вести в бухгалтерских регистрах. Данный факт следует закрепить в Учетной политике.
Требования по оформлению налоговых регистров
Формы аналитических регистров налогового учета, являющиеся приложением к учетной политике предприятия, служат подтверждению данных наравне с первичными документами и расчетом налоговой базы (ст. 313 НК РФ).
Требования, которые налоговое законодательство предъявляет к ним, следующие (ст. 314 НК РФ):
- недопустимо вносить данные в регистр без соблюдения хронологического порядка и непрерывности;
- аналитический учет налоговых данных в регистрах должен раскрывать порядок формирования налоговой базы;
- хранить регистры следует так, чтобы исключить несанкционированное исправление данных в них;
- за правильность отражения хозопераций в регистрах отвечают лица, их составляющие; каждое вносимое в налоговый регистр исправление ошибок должно подтверждаться подписью ответственного лица, с обоснованием исправления и указанием даты;
- данные налогового учета, в том числе и регистры, составляют налоговую тайну; лица, имеющие к ним доступ, несут ответственность за разглашение налоговой тайны согласно законодательству.
Таким образом, из ст. 314 НК РФ следует, что регистры налогового учета заполняются на основании первичных учетных документов непрерывно в хронологическом порядке. Это означает, что беспорядочное или безосновательное занесение данных в регистр, а также пропуски или какие-либо изъятия не допускаются.
Подтверждением записей в налоговых регистрах может служить бухгалтерская первичка (см. письмо Минфина России от 17.01.2014 № 03-03-06/1/1156).
Не следует забывать, что любые ошибки в регистрах налогового учета исправляются только при соответствующем обосновании, а ответственный исполнитель заверяет все внесенные корректировки своей подписью и указывает дату.
Регистры налогового учета: минимальный перечень
Какие регистры понадобятся предприятию для учета налога на прибыль?
Поскольку налоговым объектом является прибыль, чтобы определить ее размер следует знать сумму доходов и расходов налогоплательщика, а значит, в любом случае должны присутствовать регистры налогового учета:
- «Доходы от реализации»;
- «Расходы, уменьшающие доход от реализации»;
- «Внереализационные доходы»;
- «Внереализационные расходы».
При этом нужно помнить, что не все доходные и расходные бухгалтерские операции учитываются в налоговом учете, а значит, и в налоговые регистры они не вносятся.
Доход от реализации не включает сумму НДС.
Некоторые расходы в целях налогообложения нельзя принять в полной сумме, а только в пределах установленных норм.
Необходимость заполнения иных регистров налогового учета может возникнуть, если предприятие ведет несколько видов деятельности, или совершает операции, облагаемые налогом в особом порядке.
Штрафные санкции за отсутствие в организации налоговых регистров
Согласно статье 120 НК РФ отсутствие в организации налоговых регистров признается грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения.
Так, под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения считается, в частности:
- отсутствие регистров налогового учета;
- систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в регистрах налогового учета операций, движения денег, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.
За это организации грозит штраф в размере от 10 до 40 тысяч рублей в зависимости от длительности нарушения и его влияния на размер налоговой базы (если отсутствие регистра повлекло ее занижение, штраф больше).
Так, по статье 120 НК может быть наложен штраф:
- если нарушения совершены в течение одного налогового периода и не повлекли занижения налоговой базы — 10 000 руб.;
- если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — 30 000 руб.;
- если нарушения повлекли занижение налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
Итоги
Регистры налогового учета разрабатываются самим налогоплательщиком, а их форма утверждается в качестве приложения к налоговой учетной политике.
Они могут быть составлены в электронном виде или на бумаге.
При этом налоговые регистры должны содержать обязательные реквизиты, установленные НК РФ.
К информации, отражаемой в регистрах, предъявляется основное требование, а именно: все записи должны быть обоснованы и достоверны, а из содержания регистра должно быть понятно, как сформирована налогооблагаемая база.
Если регистры налогового учета налогоплательщиком не ведутся, возможны штрафные санкции со стороны налоговиков по ст. 120 НК РФ.
