При прекращении трудового договора у работодателя есть ряд обязанностей. В частности, выдать теперь уже бывшему сотруднику копии документов, связанных с работой, заверенные надлежащим образом, при условии, что он обратился с соответствующим заявлением (ст. 84.1 ТК РФ).
Напомним, что день прекращения трудового договора – это последний день работы сотрудника (п. 3 ст. 84.1 ТК РФ). Исключение составляют случаи, когда сотрудник фактически не работал, но за ним, согласно закону, сохранялось место работы (должность).
Закон о социальном страховании (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», далее – закон № 255-ФЗ) обязывает выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы (службы, иной деятельности) справки:
- о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности), и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы в ФСС;
- о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период указанные страховые взносы не начислялись.
Аналогичная обязанность предусмотрена и для «пенсионных» страховых взносов (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования», Федеральный закон от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).
Выдаем справку о сумме заработка за последние два года (для ФСС России)
Размер страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ), в частности:
- пособия по временной нетрудоспособности в связи с болезнью;
- пособия по беременности и родам;
- ежемесячного пособия по уходу за ребёнком до достижения им 1,5 лет, —
рассчитывается исходя из среднего заработка застрахованного лица (п. 1 ст. 14 закона № 255-ФЗ).
По общему правилу, средний заработок определяется исходя из выплат в пользу физического лица, полученных им за два календарных года, предшествующих наступлению страхового случая, на которые начислялись страховые взносы в ФСС России. Учитываются также и выплаты, начисленные за указанный период иными работодателями, если сотрудник был принят на работу после начала указанного периода.
Во многих случаях для расчёта размера пособия работнику потребуются сведения о выплатах, начисленных ему работодателями, у которых он трудился ранее. Поэтому закон и обязывает работодателя выдавать работникам в день увольнения (или по их письменному заявлению) справки о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, а также за текущий календарный год.
Форма необходимой справки, а также порядок её выдачи утверждены приказом Минтруда России от 30.04.13 № 182н.
Выдача справки осуществляется в день прекращения работы (службы, иной деятельности) у страхователя, в течение времени выполнения которой физическое лицо подлежало обязательному социальному страхованию на случай ВНиМ.
В случае невозможности вручения справки непосредственно в день прекращения работы (службы, иной деятельности) следует направить застрахованному лицу по адресу его места жительства (известному страхователю), уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление её по почте. Если застрахованный не возражает (и уведомил об этом страхователя в письменной форме), то можно отправить справку по почте.
После прекращения работы (службы, иной деятельности) справка выдаётся по письменному заявлению бывшего работника не позднее трёх рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.
Заявление может подать как сам застрахованный, так и его законный представитель (доверенное лицо). Оно также может быть направлено по почте.
Для заполнения справки используются данные бухгалтерского учёта и отчётности. Заполненная справка удостоверяется круглой печатью фирмы (при её наличии). Если же ее нет, то придется приложить заверенные копии:
- документа (документов), подтверждающего (подтверждающих) полномочия лица, подписавшего справку, действовать от имени юридического лица без доверенности;
- доверенности на подписание справки с приложением документов, подтверждающих полномочия лица, выдавшего доверенность;
- документа, удостоверяющего личность физического лица.
Если справку выдает ПБОЮЛ, не имеющий печати, то к справке следует приложить заверенную копию свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.
Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах
Согласно пункту 2.3 статьи 11 закона № 27-ФЗ, в составе расчёта по страховым взносам в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах (форма расчёта по страховым взносам утв. приказом ФНС России от 10.10.16 № ММВ-7-11/551) страхователь должен представлять в территориальный орган ПФР о каждом работающем у него застрахованном лице сведения о сумме:
- заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, и
- начисленных страховых взносов.
Данная информация приводится в разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчёта.
Указанный раздел заполняется плательщиками на всех застрахованных лиц за последние три месяца расчётного (отчётного) периода, в т. ч. в пользу которых в отчётном периоде начислены выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа (п. 22.1 Порядка заполнения расчёта, утв. приказом ФНС России от 10.10.16 № ММВ-7-11/551).
Пункт 2.2 статьи 11 закона № 27-ФЗ предписывает страхователю ежемесячно представлять данные о каждом работающем у него застрахованном лице. Для этого используется форма «Сведения о застрахованных лицах» (форма СЗВ-М) (утв. постановлением правления ПФР от 01.02.16 № 83п).
Страхователь, перечисляющий дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.08 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений», обязан представлять реестры застрахованных лиц (форма ДСВ-3, утв. постановлением правления ПФР от 09.06.16 № 482п) (п. 2.1 ст. 11 закона № 27-ФЗ)
Страхователь должен ежегодно, не позднее 1 марта года, следующего за отчётным годом, представлять в территориальный орган ПФР о каждом работающем у него застрахованном лице сведения по персонифицированному учёту в части его страхового стажа (п. 2 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Поэтому увольняемому работнику в последний день его работы следует выдать:
- копии раздела 3 расчёта по страховым взносам в части его за отчётные периоды календарного года;
- выписки из представленных в территориальный орган форм СЗМ-М за отчётные периоды текущего года;
- выписки из реестров застрахованных лиц (форма ДСВ-3) в части перечисленных сумм дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию, удерживаемых из заработка работника, а также сумм уплаченных взносов работодателя.
Перед передачей сведений работнику следует получить его письменное подтверждение получения этих сведений. Поскольку закон не оговаривает форму этого документа, можно применять документ по учёту выданных справок.
Правовой Департамент ООО «РАЙТ ВЭЙС»
