Есть документы, которые выдавать обязательно, и есть такие, которые выдавать не обязательно - если только сам увольняющийся об этом не просит. Это справка о среднем заработке и справка о полученных доходах.
Справка о среднем заработке
Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы необходима будет бывшему работнику, если после увольнения он не может трудоустроиться.
В таком случае уволенный человек вправе встать на учёт в центре занятости, представив необходимые документы (см. п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).
Рассматриваемая справка включена в пакет документов, подаваемый в государственное учреждение службы занятости для постановки на регистрационный учёт:
- гражданина в целях поиска подходящей работы (подп. «в» п. 4 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, утв. постановлением Правительства РФ от 07.09.12 № 891);
- безработных (подп. «г» п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утв. постановлением Правительства РФ № 891).
Справка о среднем заработке не значится в списке документов, которые надо обязательно выдать работнику в день увольнения. Для её получения работник должен подать заявление, причем это можно сделать и после увольнения, поскольку указанная справка необходима для определения размера пособия по безработице.
Ни форма указанной справки, ни порядок её выдачи нормативно-правовыми актами РФ не утверждены.
Эту справку можно выдать в произвольной форме, но с обязательным указанием общепринятых для документов организации (работодателя) реквизитов и сведений о среднем заработке.
Средний заработок рассчитывается в соответствии с Порядком исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости (утв. постановлением Минтруда России от 12.08.03 № 62) (письмо Роструда от 08.11.10 № 3281-6-2).
В рекомендуемой форме предлагается привести следующие реквизиты:
- наименование организации (ИНН, код ОКВЭД);
- средний заработок за последние три месяца цифрами и прописью;
- продолжительность оплачиваемой работы за последние 12 месяцев, а также сведения об условиях работы (полном или неполном рабочем дне);
- информация о наличии в течение 12 месяцев, предшествовавших увольнению, периодов, не включённых во время оплачиваемой работы (отпуска по уходу за ребёнком до достижения им возраста полутора или трёх лет, отпуска без сохранения заработной платы, времени простоя, времени вынужденного прогула по вине работника, временной нетрудоспособности, в том числе отпуска по беременности и родам, и других периодов, когда заработная плата не выплачивалась);
- основание для выдачи справки (лицевые счета, платёжные документы).
Код ОКВЭД в текущем году указывается в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности (ОКВЭД-2) ОК 029-2014 (утв. приказом Росстандарта от 31.01.14 № 14-ст).
Для составления справки следует использовать фирменный бланк организации (или проставлять в верхнем левом углу штамп с указанием юридического адреса). Справку подписывает руководитель и главный бухгалтер организации. Она заверяется печатью (при её наличии).
В справке рекомендуется предусматривать специальное поле для указания информации о работе на условиях неполного рабочего дня (недели). При этом отражаются:
- количество рабочих часов в день и количество рабочих дней;
- период привлечения к работе на таких условиях;
- статью ТК РФ, на основании которой установлен неполный рабочий день (неделя).
Соответствующая информация должна быть и в справке, оформляемой по произвольной форме.
Если справка оформляется по региональной форме, то, возможно, потребуется информация о периодах работы на условиях неполного рабочего времени с пересчётом на полный рабочий день (неделю). Скажем, если человек проработал на условиях неполного рабочего времени шесть часов в день (30 часов в неделю при нормальной продолжительности рабочей недели 40 часов), то в результате пересчёта получится 3/4 недели.
Данная информация крайне важна, поскольку пособие по безработице начисляется уволенным по любым основаниям гражданам (п. 1 ст. 33 закона № 1032-1), которые:
- признаны в установленном порядке безработными и
- в течение 12 месяцев, предшествовавших началу безработицы, имели оплачиваемую работу:
- не менее 26 недель, причем на условиях полного рабочего дня (полной рабочей недели) или
- на условиях неполного рабочего дня (неполной рабочей недели) с пересчётом на 26 недель с полным рабочим днём (полной рабочей неделей).
Справка о доходах
Налоговые агенты, выплачивающие доходы, облагаемые НДФЛ, обязаны выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога (п. 3 ст. 230 НК РФ). Для этого используется форма 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 20_ год» (утв. приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485).
Вообще, по письменному заявлению работника необходимо выдать справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ независимо от указанной причины в заявлении (письмо ФНС России от 22.12.16 № БС-3-11/6524). Такое заявление может подать, в частности, и увольняющийся работник, имеющий право на стандартный налоговый вычет на ребёнка (детей).
Напомним, что стандартный налоговый вычет на ребенок действует до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода налоговым агентом, предоставляющим данный стандартный налоговый вычет, превысил 350 000 руб. Начиная с месяца превышения налоговый вычет не применяется (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Рассматриваемый стандартный налоговый вычет предоставляется налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода, по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты (п. 3 ст. 218 НК РФ).
Справка 2-НДФЛ, выданная прежним работодателем, станет для нового налогового агента подтверждением того, что доход не превысил «порог» 350 000 руб.
НК РФ не установлена ответственность налогового агента за невыдачу указанной справки (см. письмо Минфина от 21.06.16 № 03-04-05/36096).
Однако согласно статье 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику, в частности, копии документов, связанных с работой (справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). К указанным документам может быть также отнесена и справка о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога.
В то же время статье 62 ТК РФ установлена обязанность работодателя выдать работнику по его письменному заявлению такие документы, непосредственно связанные с работой, в том числе справки:
- о зарплате;
- о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
- о периоде работы у данного работодателя и т. д.
Хотя это прямо не указано в тексте статьи, к этим документам может быть также отнесена справка о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога 2-НДФЛ. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее, чем через три рабочих дня после получения заявления от работника.
Кроме того, статья 22 НК РФ гарантирует всем налогоплательщикам судебную защиту их прав и законных интересов. Поэтому, если гражданин считает, что налоговый агент нарушил его права, он всегда может обратиться в суд за защитой своих интересов.
Роструд в письме от 20.12.12 № ПГ/9518-6-1 разъяснил, что указанная статья 62 ТК РФ устанавливает примерный (открытый) перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику. Единственным условием для ограничения такого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного сотрудника.
Копии документов, связанных с работой, при этом должны быть заверены надлежащим образом.
Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется указом Президиума Верховного совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», действующим в части, не противоречащей ТК РФ.
Работодатели выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих работодателей, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (п. 1 указа).
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Если заверяемая копия содержит несколько страниц, то возможны два способа её заверения:
- заверить каждый лист документа отдельно ИЛИ
- прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки, указав при этом количество листов и скрепив подписью и печатью (например, «Копия на 8 листах верна»).
Копии документов, связанных с работой, работодателем должны предоставляться работнику безвозмездно.
