Войти Регистрация

Войти в аккаунт

Логин *
Пароль *
Запомнить меня

Создать аккаунт

Обязательные поля помечены звездочкой (*).
Имя *
Логин *
Пароль *
Подтверждение пароля *
Email *
Подтверждение email *
Защита от ботов *

Электронный журнал «Практик»
Информационный портал по бухгалтерской, налоговой и юридической тематике при поддержке аудиторской фирмы «РАЙТ ВЭЙС» на основе опыта и практики.
Аудиторские, консалтинговые и юридические услуги.

г. Москва, ул.Плющиха, д.53/25, стр. 1, пом.VIII(5)
8 903 625 98 61
ten321@rambler.ru

ПРЕДЛОЖЕНИЕ РЕКЛАМОДАТЕЛЯМ

Предлагаем ВАМ на выгодных условиях разместить рекламу на страницах нашего электронного журнала!
У нас действительно гибкая система скидок!
 
НАШИ ЦЕНЫ ВАС ПРИЯТНО УДИВЯТ!

ООО «РАЙТ ВЭЙС». Аудиторские и консалтинговые услуги предлагает:

  • При заключении договора об абонентском обслуживании первая письменная консультация любой сложности — бесплатно;
  • При заключении договора на аудит — консультирование бесплатно;
  • Скидка от 10 до 20% от суммы договора с предыдущим подрядчиком по аудиту;
  • АудитОнлайн от 30 тыс. руб. Подробнее

Телефон: 8 903 625 98 61, Электронная почта: ten321@rambler.ru

Расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами порождают массу вопросов: кто и когда должен отчитываться об израсходованных подотчетных суммах? Как заполнить авансовый отчет? Каковы обязанности работника и что должна делать бухгалтерия? Какие подтверждающие документы необходимо собрать при расходовании денежных средств, выданных под отчет, чтобы приложить эти документы потом к авансовому отчету?

Авансовый отчет. Кто и когда заполняет

Авансовый отчет - это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса. В отчете лицо, получившее денежные средства на любые цели, указывает:

  • сумму, полученную под отчет;
  • фактически произведенные расходы;
  • остаток (либо перерасход) денег.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее - указание № 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее - положение о командировках).

Кто должен составлять авансовый отчет

Авансовый отчет заполняет и сдает в бухгалтерию лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет (абз. 2 п. 6.3 Указания № 3210-У). Прежде всего, это работники организации, но могут быть и физические лица, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор). Согласно разъяснениям Банка России, при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Компании не требуется составлять и утверждать список возможных «подотчетников». Но все-таки лучше прописать его в локальном нормативном акте (ЛНА) (например,  в положении о документообороте) или составить отдельный документ (например, инструкцию по составлению авансового отчета).

Срок для представления авансового отчета

Срок для представления отчета по израсходованным суммам – три рабочих дня:

  • после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;
  • или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Рассчитаем даты представления авансового отчета

Пример 1 Деньги были выданы под отчет в понедельник, 15 мая 2017 года, на пять рабочих дней. Первый рабочий день заканчивается 16 мая 2017 года, во вторник, а последний, пятый - в понедельник, 22 мая 2017 года. Следовательно, в течение следующих трех рабочих дней, со вторника по четверг включительно (23 мая - 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Пример 2 Деньги выданы на командировочные расходы. Последний день командировки – пятница, 19 мая 2017 года. В понедельник, 22 мая, сотрудник компании возвращается на свое рабочее место. У него будет три дня, с 23 мая по 25 мая, для представления авансового отчета.

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Расходный кассовый ордер на выдачу наличных подотчетному лицу оформляется на основании письменного заявления этого лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания № 3210-У).

В этом заявлении подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются, а резолюция руководителя или подтверждает этот запрос, или либо корректирует его. Подпись руководителя и дата – обязательные реквизиты такого заявления.

Нормативно закрепленной формы заявления нет, следовательно, она может быть составлена в произвольной форме (с отражением всех необходимых сведений) или утверждена ЛНА компании.

Еще один важный реквизит заявления: информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом. Условие об этом должно быть обязательно: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания № 3210-У). И, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдавать ему новый нельзя.

Оформление выдачи под отчет

Для выдачи денег бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, п. 6 Указания № 3210-У). Форма № КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.

Срок выдачи денежных средств под отчет

Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.

Как правило, он фиксируется в ЛНА. Приведем пример возможной формулировки:

Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.

Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней,

Проверка, утверждение отчета и окончательный расчет

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется. Потом документ утверждает руководитель организации, далее производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У).

При окончательном расчете с работником, сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Порядок заполнения авансового отчета

Форма авансового отчета (№ АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). Начиная с 2013 года эта форма не является обязательной для применения, поэтому вполне возможно разработать и собственную форму, соблюдая требования к обязательным реквизитам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - закон о бухучете). Впрочем, большинство налогоплательщиков по традиции предпочитают использовать унифицированную форму № АО-1.

Правила заполнения авансового отчета подотчетным лицом

Отметим, что тем же постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, которым утверждена форма № АО-1, утверждены и указания по применению и заполнению унифицированной формы (далее - указания).

Согласно указаниям авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Отчет нужно составлять в одном экземпляре, причем часть его заполняет подотчетное лицо, а часть - представитель бухгалтерии.

На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер отчета и его дату, свои фамилию и инициалы, структурное подразделение (при его наличии), табельный номер, профессию (должность), назначение аванса (например, командировочные расходы).

В табличной части отчета (левая сторона) сотрудник указывает остаток или перерасход по предыдущему авансу, а также данные о нынешнем авансе: сколько получено денежных средств и сколько израсходовано, какой остаток или перерасход.

Реквизиты об иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы) следует заполнять, только если подотчетному лицу деньги были выданы в иностранной валюте.

К отчету следует приложить подтверждающие документы. Потому в форме, под табличной частью на лицевой стороне, имеется специальная строчка, в которой нужно указать их число и количество листов.

Сами документы необходимо пронумеровать в порядке их перечисления на оборотной стороне отчета.

Указания не дают рекомендаций относительно того, как прикреплять их к отчету. Полагаем, что в зависимости от количества документов и для удобства их изучения их можно либо прикрепить прямо к отчету, либо к отдельному листу А4 (степлером, скрепкой или клеем).

Там же, на оборотной стороне формы, подотчетное лицо фиксирует перечень документов, которые подтверждают понесенные расходы (например, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы) с указанием их реквизитов (даты, номера, наименования документа), а также суммы затрат по ним.

Проверка и утверждение авансового отчета

Получив документ, бухгалтер заполняет отрезную часть авансового отчета – расписку, в которой содержится следующая информация:

  • от кого получен отчет;
  • его номер и дата;
  • сумма и количество документов;
  • лицо, принявшее отчет.

Бухгалтер проверяет расходование средств и представленные документы, правильность их оформления и верность подсчета сумм.

На лицевой стороне отчета в правой части таблицы бухгалтер делает бухгалтерские записи (корреспондирующие счета и суммы).

Ниже ставится отметка о том, что отчет проверен.

Прописью и цифрами указывается утвержденная сумма, ставятся подписи главного бухгалтера и бухгалтера (с расшифровкой).

Далее бухгалтер проставляет сумму остатка или перерасхода в цифрах и реквизиты приходного (расходного) документа, ставит свою подпись.

На оборотной стороне формы бухгалтер указывает сумму расходов по отчету и принятую к учету, а также счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Затем авансовый отчет направляется руководителю на утверждение.

В случае положительного решения отметка о его утверждении оформляется на лицевой части отчета в правом верхнем углу.

Списание подотчетных денежных сумм осуществляется только после утверждения документа.

Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо должно сдать в кассу организации по приходному кассовому ордеру (например, в момент сдачи отчета), а перерасход по авансовому отчету выплачивается ему, как правило, по расходному кассовому ордеру (или переводится безналом, на зарплатную банковскую карточку).

Документальное подтверждение расходов по авансовому отчету

Как уже было сказано, к авансовому отчету работник прикладывает подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы (абз. 2 п. 6 указания № 3210-У, п. 26 положения о командировках).

Их перечень работник приводит на оборотной стороне авансового отчета.

Как правило, расходы, произведенные подотчетником, учитывают при налогообложении прибыли на основании пункта 1 статьи 252 НК РФ, согласно которому организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.

При этом расходами признаются не любые затраты, а только обоснованные и документально подтвержденные затраты:

  • обоснованными расходами являются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;
  • документально подтвержденными - затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Если расходы были произведены за границей, то документы могут быть оформлены и в соответствии с обычаями делового оборота в том иностранном государстве. Кроме того, это могут быть документы, которые косвенно подтверждают произведенные расходы (в т. ч. таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором).

В зависимости от подтверждающих документов все расходы можно подразделить на две большие группы.

Группа № 1: командировочные расходы (расходы на проезд и проживание, а также иные понесенные в командировке расходы). Для подтверждения потребуются:

  • командировочное удостоверение с отметками о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки (в случае, если его составление предусмотрено ЛНА, так как с 2015 года этот документ перестал быть обязательным документом, п. 7 Положения о командировках);
  • счет из гостиницы и документ о его оплате (например, кассовый чек, бланк строгой отчетности или чек электронного терминала при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо);
  • проездные документы, приобретенные подотчетным лицом (билеты, распечатки электронных билетов, посадочные талоны);

Группа № 2: расходы на хозяйственные нужды и иные аналогичные расходы (например, канцелярские товары, кофе, чай, сахар, санитарно-гигиенические средства, картридж для принтера, проездной для курьера и т. п.).

Как правило, эти расходы подтверждаются документом, который:

  • содержит информацию о приобретении товаров, оказании услуг, выполнении работ (товарные чеки, накладные, акты, счета и т. д.);
  • подтверждает факт произведенной оплаты (кассовые чеки, бланки строгой отчетности и пр.).

Перечислим несколько наиболее вероятных ситуаций расходования подотчетных сумм и оправдательные документы:

  • покупка товара в розницу - кассовый чек и товарный чек (если в кассовом нет перечня покупок или наименования услуг). Если в сумме покупки есть НДС, то может потребоваться счет-фактура. Если продавец не применяет ККТ, то достаточно будет товарного чека или бланка строгой отчетности;
  • покупка товара оптом - чек ККТ, товарная накладная или акт об оказании услуг/выполнении работ, счет-фактура (если в кассовом чеке, накладной или акте выделен НДС), отрезанная часть доверенности на получение товарно-материальных ценностей;
  • внесение аванса - кассовый чек и счет-фактура (если в чеке выделен НДС);

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма № АО-1).

Неизрасходованные деньги, т. е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу. Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

Проводка

Операция

На дату выдачи денег под отчет

Дебет 71 - Кредит 50

Работнику выданы деньги под отчет

На дату утверждения авансового отчета

Дебет 10 (08, 20, 26, 44) - Кредит 71

Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы

Дебет 50 - Кредит 71

От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег

Дебет 71 - Кредит 50

Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету

Расчеты с использованием пластиковой карты

Дебет 55 - Кредит 51,52

Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте

Дебет 71 - Кредит 55

Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)

Дебет 73- Кредит 55

Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами

Дебет 50 - Кредит 73

Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов

Дебет 70 - Кредит 73

Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

Дебет 94 Кредит 71

- отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок;

Дебет 70 Кредит 94

- из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок.

Подотчетные деньги и «зарплатные» налоги

Казалось бы, все просто: подотчетные суммы не являются доходом работника, значит, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Однако на практике все не так просто. Согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на их сумму необходимо начислить страховые взносы (письма ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В609, от 19.12.2014 № 17-3/В-618).

В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть - при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Что касается НДФЛ, то включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов) (к таким выводам, в частности, пришел Президиум ВАС, см. постановления от 05.03.2013 № 14376/12 по делу № А53-8405/2011, № 13510/12 по делу № А53-270/11).

Судьи Верховного суда также сочли, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450). Судьи сочли ошибками отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф «Количество», «Цена товара», «Подпись продавца».

Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.

В частности, судьи указали, что налоговый орган был не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке (постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 № А55-15647/2012).

В то же время, учитывая позицию высших судебных инстанций, целесообразно потребовать от работников своевременного представления авансовых отчетов и внимательности при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.

На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил авансовый отчет.

В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:

  • страховыми взносами (письма ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609);
  • НДФЛ (ст. 210 НК РФ, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2014 № А45-25321/2012). 

Пропуск срока возврата или невозврат аванса

Случается, что подотчетное лицо не может своевременно представить отчет. Если причина опоздания уважительна (например, болезнь или отпуск), то срок сдачи передвигается на момент выхода его на работу (как правило, на основании служебной или объяснительной записки в свободной форме). Во всех других случаях надо потребовать от работника:

  • представить объяснительную записку с указанием причин нарушения сроков;
  • вернуть выданные авансовые средства.

Чтобы эта процедура проходила без осложнений, желательно прописать ее в ЛНА, сразу после стандартного порядка выдачи под отчет денежных сумм и отчета за них. Тут же желательно прописать все неурегулированные моменты, которые так или иначе могут привести к конфликту подотчетного лица с компанией.

Удержание долга из зарплаты подотчетника

Если в установленный срок аванс будет возвращен не полностью или не возвращен вовсе, то это не значит, что деньги потеряны навсегда. Погасить задолженность можно, удерживая долг из заработной платы лица, при условии, что он является работником компании (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Согласно разъяснениям чиновников, работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0), причем только при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Поэтому администрации согласие работника на удержание сумм из зарплаты следует получить в письменном виде.

Следует помнить, что общий размер всех удержаний по общему правилу не может превышать 20% от месячного денежного вознаграждения (согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Так что если сумма долга велика, то процесс удержания может растянуться на несколько месяцев.

Если работодатель вовремя удержал из зарплаты сотрудника задолженность по подотчетным суммам, не возникает объекта обложения:

  • страховыми взносами в ПФР и ФСС РФ (приложение к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609);
  • НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Пример 3 Зарплата сотрудника - 40 000 руб., детей у сотрудника нет. Зарплата за первую половину июня выплачена работнику в размере 20 000 руб. В июне 2017 года работник получил аванс на хозяйственные расходы в сумме 6000 руб.

Авансовый отчет сотрудник должен был представить в бухгалтерию не позднее 25 июня 2017 года, но не представил его.

28 июня 2017 года директор подписал приказ об удержании задолженности из зарплаты работника, т. е. в пределах одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (заканчивается 25 июля 2017 года).

Компания применяет общие тарифы страховых взносов.

Тариф страховых взносов на случай травматизма - 0,2%.

Рассчитаем максимальную сумму удержания.

При выплате зарплаты за июнь с выплат работнику можно удержать не более 6960 руб. ((40 000 руб. - (40 000 руб. x 13%)) x 20%).

Задолженность работника (6000 руб.) не превышает эту сумму, ее можно удержать в полном объеме.

Бухгалтерские проводки на 25 июня 2017 года:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

- 6000 руб. - отражена своевременно не возвращенная подотчетная сумма.

Проводки на 28 июня 2017 года:

Дебет 70 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

- 6000 руб. - отражена подотчетная сумма, подлежащая удержанию из зарплаты на основании приказа директора.

Проводки на 30 июня 2017 года:

Дебет 20 Кредит 70

- 40 000 руб. - начислена зарплата за июнь;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»

- 5200 руб. (40 000 руб. x 13%) - начислен НДФЛ с зарплаты за июнь;

Дебет 70 Кредит 51

- 8800 руб. (40 000 руб. - 20 000 руб. – 5200 руб. – 6000 руб.) - перечислена зарплата за вторую половину июня за вычетом зарплаты за первую половину месяца, НДФЛ и удержанной задолженности по подотчетным суммам;

Дебет 26,44 Кредит 69, субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС,

- 12 080 руб. (40 000 руб. x (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)) - начислены страховые взносы.

Если решено не удерживать долг с подотчетника

Работодатель может принять решение не удерживать из заработной платы работника подотчетные суммы, по которым он не отчитался. В этом случае не возвращенные сотрудником подотчетные суммы облагаются:

  • страховыми взносами (приложение к Письму ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 и Письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609);
  • НДФЛ (ст. 210 НК РФ).

Пример 4 Изменим условия примера: предположим, что 28 июня 2017 года директор издал приказ не удерживать ее из зарплаты сотрудника. Компания применяет общие тарифы страховых взносов. Тариф страховых взносов на случай травматизма - 0,2%.

В бухгалтерском учете следует сделать следующие проводки:

На 25 июня 2017 года:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

- 6000 руб. - отражена подотчетная сумма, не возвращенная вовремя.

На 28 июня 2017 года:

Дебет 91-2, Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

- 6000 руб. - списана на прочие расходы задолженность работника перед компанией на основании приказа директора;

На 30 июня 2017 года:

Дебет 20 Кредит 70

- 40 000 руб. - начислена зарплата за июнь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

- 5980 руб. ((40 000 руб. + 6000) x 13%) - начислен НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 51

- 14 020 руб. (40 000 руб. - 20 000 руб. – 5980 руб.) - перечислена зарплата за вторую половину июня за вычетом зарплаты за первую половину июня, НДФЛ;

Дебет 26, 44 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС,

- 12 080 руб. (40 000 руб. x (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)) - начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с заработной платы за июнь;

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

- 1812 руб. (6000 руб. x (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)) - начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с суммы невозвращенного аванса.

Подотчетник отчитался, но с опозданием

Работник может представить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, когда компания уже начислила страховые взносы на невозвращенные им подотчетные суммы.

В день представления авансового отчета бухгалтер вправе произвести перерасчет базы для начисления взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов (приложение к Письму ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

Пример 5 Еще раз изменим условия примера и предположим, что работник не отчитался до 25 июня включительно об использовании подотчетной суммы в размере 6000 руб. Решение об удержании задолженности не было принято.

30 июня бухгалтер начислил НДФЛ и страховые взносы в ПФР и ФСС РФ на сумму задолженности.

6 июля работник представил авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы.

В июле 2017 года уменьшится облагаемая база по страховым взносам на сумму подотчетного аванса, по которому отчитался работник.

В бухгалтерском учете следует сделать следующие проводки.

На 6 июля 2015 года

Дебет 71 Кредит 91-1

- 6000 руб. - отнесена на прочие доходы подотчетная сумма, которая ранее была учтена в составе прочих расходов;

Дебет 20 Кредит 71

- 6000 руб. - учтены в составе расходов приобретенные работником товары для хозяйственных нужд компании.

На 31 июля 2015 года

Дебет 20 Кредит 70

- 40 000 руб. - начислена зарплата за июнь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

- 4420 руб. ((40 000 руб. – 6000 руб.) x 13%) - начислен НДФЛ с заработной платы за июнь 2017 г. за вычетом подотчетной суммы;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС

- 10 628 руб. ((40 000 руб. - 6000 руб.) x (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)) - начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с зарплаты за июль за вычетом принятой подотчетной суммы;

Дебет 70 Кредит 51

- 15 580 руб. (40 000 руб. - 20 000 руб. – 4420 руб.) - перечислена зарплата за вторую половину июля.

Если подотчетник – не сотрудник компании

В этом случае вернуть деньги будет сложнее: отношения регулируются уже не трудовым договором, а гражданско-правовым договором.

Вычесть сумму просто так из оплаты услуг/работ, оказываемых и выполняемых им, не получится.

Поэтому если организация хочет вернуть неизрасходованные средства, то ей для этого придется обратиться в суд.

Поэтому многие организации, чтобы обезопасить себя от ненужных рисков, отказываются выдавать деньги под отчет лицам, сотрудничающим с компанией по гражданско-правовым договорам, оформляя предоставление денег как суммы, переданные во исполнение заключенного договора.

В этом случае лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т. п.), например на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения.

При этом авансовый отчет им оформлять не обязательно.

Как вернуть перерасход подотчетному лицу

Ситуации, когда работник представляет авансовый отчет ровно на ту сумму, которую он получил под отчет, встречается крайне редко. Обычно сумма бывает или больше, или меньше ранее полученного аванса.

Нередко случается, когда денег, выданных работникам в подотчет, не хватает для осуществления необходимых расходов и работник доплачивает недостающую сумму из личных средств.

В такой ситуации, если работник потратил больше денег, чем ему было выдано под отчет, в авансовом отчете указывается перерасход.

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход выплачивается работнику по РКО, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Пример 5 Организация для заключения договора поставки отправила своего работника в командировку.

Согласно коллективному договору компании размер суточных при командировках по Российской Федерации установлен в размере 700 руб.

Командированному сотруднику выдан аванс в размере 20 000 руб., в т. ч. суточные в размере 3500 руб. Авансовый отчет по командировке представлен работником 15 сентября 2017 года, на сумму 25 000 руб.

Перерасход подотчетных средств связан с оплатой проезда.

В бухгалтерском учете организации хозяйственные операции, связанные с командировкой сотрудника, отражены следующим образом:

Перед началом поездки:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

- 20 000 руб. - выдана сумма подотчетных средств на командировочные расходы.

На дату утверждения авансового отчета:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- 25 000 руб. - списаны расходы подотчетного лица по командировке;

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

- 5000 руб. - выдана сумма перерасхода по командировке.

Особенности для УСН

Для плательщиков УСН с объектом «доходы минус расходы» в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы. А они будут считаться оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.

Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.

Это подтверждают также и разъяснения Минфина. Как отмечается в письме Минфина России от 17.01.2012 № 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.

Пример 6 Сотрудник организации 5 июня 2017 года получил под отчет 2000 руб. для покупки картриджа для принтера. 8 июня 2017 года работник приобрел картридж за 2500 руб. (без НДС) и принес в бухгалтерию компании авансовый отчет.

К авансовому отчету сотрудник фирмы приложил товарный чек и чек ККТ на покупку картриджа. 9 июня 2017 года директор компании утвердил отчет, фирма оприходовала картридж и тут же передала его в эксплуатацию, установив на принтер.

10 июня 2017 года бухгалтер-кассир выдала подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету в размере - 500 руб. (2500 руб. – 2000 руб.).

Когда можно учесть стоимость картриджа в расходах?

В этом случае, стоимость картриджа для принтера организация вправе отразить в материальных расходах сразу после оприходования имущества и оплаты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Картридж оприходован 9 июня 2017 года, а оплачен полностью 10 июня 2017 года - после погашения задолженности перед работником.

Работник приложил к отчету товарный чеки чек ККТ.

Этих документов достаточно для учета расходов.

Поэтому 10 июня 2017 года организация впишет в графу 5 книгу учета доходов и расходов стоимость картриджа – 2500 руб.

Бухгалтерские проводки будут такими.

На 5 июня 2017 года:

Дебет 71 Кредит 50

- 2000 руб. - выданы деньги под отчет работнику фирмы;

На 9 июня 2017 года:

Дебет 10 Кредит 71

- 2500 руб. - оприходован картридж, купленный подотчетником;

Дебет 26, 44 Кредит 10

- 2500 руб. - списан в производство картридж для принтера;

На 10 июня 2017 года:

Дебет 71 Кредит 50

- 500 руб. - выдана работнику компании сумма перерасхода по авансовому отчету.

Если же сумма перерасхода возмещается работнику уже в следующем квартале, то для списания расходов при УСН можно не дожидаться полной оплаты, а поступить следующим образом:

  • списать стоимость покупки за минусом перерасхода сразу после утверждения авансового отчета;
  • оставшуюся часть списать в день, когда организация выплат причитающуюся сумму работнику.

Разумеется, необходимо наличие подтверждающих документы и соблюдение прочих необходимых условий (п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Ведущий аудитор ООО «РАЙТ ВЭЙС» Бурсулая Т. Д.

Получить консультацию

Если у Вас есть вопрос, ответ на который вы не нашли на страницах нашего журнала или Вы столкнулись со сложной профессиональной деятельностью, напишите нам на электронную почту по адресу: ten321@rambler.ru
Присланные вопросы будут доведены до сведения специалистов аудиторской компании «РАЙТ ВЭЙС», и Вам будет оказана письменная консультация на профессиональном уровне и в краткие сроки.

Пожалуйста, введите Ваше имя
Пожалуйста, введите Ваш номер телефона
Пожалуйста, введите Ваш адрес электронной почты Ошибка в адресе почты
Пожалуйста, введите название организации
Пожалуйста, введите свою должность
Пожалуйста, введите Ваше сообщение
создание сайтов igrkiv.ru

Заказать звонок

Оставьте своё сообщение, наши специалисты обязательно ответят на ваши вопросы.

Пожалуйста, введите Ваш номер телефона
Пожалуйста, введите Ваше сообщение
Don't have an account yet? Register Now!

Sign in to your account