Как отразить в учете организации на УСН (объект налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов") операции по аренде имущества (компьютерной технике) у сотрудника?

ВОПРОС: 

Как отразить в учете организации на УСН (объект налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов") операции по аренде имущества (компьютерной технике) у сотрудника?

Организации, применяет УСН (объект налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов").

Согласно заключенному договору аренды с сотрудником ежемесячная арендная плата за использование компьютерной техники составляет 20 000 руб. и выплачивается арендодателю путем перечисления денежных средств на банковский счет работника в последний рабочий день каждого текущего месяца.

Стоимость предмета аренды, указанная в договоре аренды, составляет 500 000 руб.

Договор аренды

Первым документом, который должна составить организация, получившая имущество от работника во временное пользование, будет договор аренды.

Прежде всего в договоре следует указать его предмет, то есть наименование объекта арендуемого имущества, и характеристики, по которым можно идентифицировать данное имущество.

Кроме того, в договоре необходимо отразить размер арендной платы, а также порядок и сроки ее перечисления.

Как правило, арендная плата устанавливается в виде фиксированной суммы.

Срок аренды не является существенным условием договора аренды.

Если его не указать вовсе, будет считаться, что договор заключен на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ).

Условия о том, кто обязан проводить ремонт (текущий и капитальный), можно не добавлять в договор.

Однако в этом случае обязанности по ремонту будут распределяться в соответствии с нормами ГК РФ.

Как уже указывалось, арендодатель обязан проводить за свой счет капитальный ремонт имущества, а арендатор - текущий (ст. 616 ГК РФ).

Если же стороны желают предусмотреть иной вариант распределения обязанностей по ремонту, его необходимо зафиксировать в договоре.

Отметим, что такой факт хозяйственной жизни, как признание расходов в виде арендных платежей, подлежит оформлению соответствующим первичным учетным документом (ч. 1, 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

Акт приема-передачи арендованного имущества

При получении имущества по договору аренды организация составляет и подписывает с работником акт приема-передачи.

Унифицированной формы акта нет, организации необходимо разработать ее самостоятельно и утвердить учетной политикой.

Отметим, что в акте должны быть указаны все обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В акте также следует указать наименование имущества, описать состояние, в котором оно передается с учетом имеющихся недостатков и повреждений, и отразить технические характеристики имущества.

Кроме того, можно перечислить документы, которые арендодатель передает вместе с имуществом.

Отметим, что ежемесячных актов об оказании арендных услуг составлять не нужно, если это напрямую не предусмотрено договором.

Это подтверждает Минфин России (Письма от 24.03.2014 N 03-03-06/1/12764, от 13.10.2011 N 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559).

Бухгалтерский учет

Объект ОС, арендованный организацией, учитывается на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства" в оценке, установленной договором аренды (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Таким образом, арендованное имущество следует принять по акту о приемке-передаче и оприходовать такое имущество на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

Расходы по аренде имущества, используемого для производства и реализации товаров, продукции, работ, услуг, являются расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Указанные расходы признаются в бухгалтерском учете ежемесячно на последнюю дату текущего месяца аренды в сумме, установленной договором (п. п. 6.1, 16, 18 ПБУ 10/99).

Отметим, что такой факт хозяйственной жизни, как признание расходов в виде арендных платежей, подлежит оформлению соответствующим первичным учетным документом (ч. 1, 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

Таким документом может являться бухгалтерская справка, составленная на основании действующего договора аренды, содержащая обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, либо иной документ, составление и подписание которого предусмотрены условиями договора аренды (например, акт об оказании услуг по предоставлению в аренду).

Если договор аренды не предусматривает подписание сторонами такого акта, то соответственно, для признания расходов составляется бухгалтерская справка.

Для расчетов по договору аренды с арендодателем, являющимся работником организации, может применяться счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", который предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Сумма причитающейся к уплате арендной платы отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 20 "Основное производство" (44 "Расходы на продажу" или иного счета учета затрат на производство) в корреспонденции с кредитом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Таким образом, в бухгалтерском учете сумму арендной платы относится на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество сотрудника

В учете делаются такие проводки:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 73 (76) – отражена плата за аренду личного имущества сотрудника (сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору).

При выплате работнику арендной платы производится запись по дебету счета 73 или счета 76 и кредиту счета 50 "Касса".

Налоговый учет

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, облагаются НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Таким образом, выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нет, НДФЛ нужно удерживать по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ).

Организация - налоговый агент обязана удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК).

То есть  НДФЛ следует удержать при фактической выплате работнику арендной платы и в тот же момент сумму удержанного НДФЛ надо перечислить в бюджет.

Страховые взносы

С 1 января 2017 года Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ признан утратившим силу Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).

Вместе с тем Федеральным законом от 03.07.2016 N 243-ФЗ (в редакции Федеральных законов от 30.11.2016 N 401-ФЗ и от 19.12.2016 N 448-ФЗ) Налоговый кодекс РФ дополнен разделом XI, включая главу 34 "Страховые взносы", вступившим в силу с 01.01.2017.

Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, указаны в качестве плательщиков страховых взносов в абзаце втором пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ.

Арендная плата за временное владение и пользование имуществом, выплачиваемая физическому лицу (в том числе работнику организации) по гражданско-правовому договору (договору аренды), не относится к объекту обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование.

Связано это с тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами.

Таким образом, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с суммы арендной платы не начисляется.

Такой порядок следует из п.4 статьи 420 НК РФ, согласно которому выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности, и договоров, связанных с передачей в пользование имущества не облагаются страховыми взносами (п.4 статьи 420 НК РФ).

Вознаграждение, выплачиваемое физическому лицу по договору аренды (арендная плата), не облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, поскольку такой предмет гражданско-правового договора (договор аренды), как временное владение и пользование имуществом, не предусмотрен п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", на основании которых определяются лица, подлежащие обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, и объект обложения данными страховыми взносами.

Таким образом, взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на арендную плату также начислять не нужно (ст. 5 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

На основании вышеизложенного делаем вывод о том, что арендная плата за временное владение и пользование имуществом арендодателя страховыми взносами не облагается.

«Упрощенный» налог

Арендные платежи не уменьшают налоговую базу «упрощенцев» с объектом «доходы», которые вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

«Упрощенцы» с объектом «доходы минус расходы» могут включить в затраты, уменьшающие налоговую базу:

• суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
• затраты на оплату услуг связи (в случае аренды мобильного телефона) (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Затраты признаются только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Кроме того, расходы должны быть документально подтверждены и обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 346.16).

Документами, подтверждающими расходы по аренде для «упрощенцев», являются:

• договор аренды;
• акт приемки-передачи арендованного имущества;
• документы, подтверждающие уплату арендных платежей.

Факт аренды подтверждается первичными документами, оформляющими признание расходов в виде арендных платежей в бухгалтерском учете (акт об оказании услуг по предоставлению в аренду или бухгалтерская справка).

В учете организации, применяющей УСН (объект налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов"), расходы на аренду основного средства (движимого имущества), используемого в производственных целях, если арендодателем является штатный работник организации, следует  отразить следующим образом: