ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:
Зарплата сотрудника - 40 000 руб., детей у сотрудника нет.
Зарплата за первую половину июня выплачена работнику в размере 20 000 руб.
В июне 2017 года работник получил аванс на хозяйственные расходы в сумме 6000 руб.
Авансовый отчет сотрудник должен был представить в бухгалтерию не позднее 25 июня 2017 года, но не представил его.
Работник не отчитался до 25 июня включительно об использовании подотчетной суммы в размере 6000 руб. Решение об удержании задолженности не было принято.
А 6 июля работник представил авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы.
Компания применяет общие тарифы страховых взносов.
Тариф страховых взносов на случай травматизма - 0,2%.
ВОПРОС:
Как нам отразить в бухгалтерском учете операции, связанные с несвоевременным отчетом работника об израсходовании подотчетных сумм?
ОТВЕТ:
Работник может представить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, когда компания уже начислила страховые взносы на невозвращенные им подотчетные суммы.
В день представления авансового отчета бухгалтер вправе произвести перерасчет базы для начисления взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов (приложение к Письму ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609).
Бухгалтерские проводки по авансовому отчету
Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма № АО-1).
Неизрасходованные деньги, т. е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.
Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.
В бухучете эти операции отражаются так:
Проводка |
Операция |
На дату выдачи денег под отчет |
|
Дебет 71 - Кредит 50 |
Работнику выданы деньги под отчет |
На дату утверждения авансового отчета |
|
Дебет 10 (08, 20, 26, 44) - Кредит 71 |
Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы |
Дебет 50 - Кредит 71 |
От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег |
Дебет 71 - Кредит 50 |
Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету |
Расчеты с использованием пластиковой карты |
|
Дебет 55 - Кредит 51,52 |
Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте |
Дебет 71 - Кредит 55 |
Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет) |
Дебет 73- Кредит 55 |
Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами |
Дебет 50 - Кредит 73 |
Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов |
Дебет 70 - Кредит 73 |
Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях |
В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:
Дебет 94 Кредит 71
- отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок;
Дебет 70 Кредит 94
- из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок.
Так как работник не отчитался до 25 июня включительно об использовании подотчетной суммы в размере 6000 руб. и решение об удержании задолженности не было принято, то 30 июня бухгалтер начислил НДФЛ и страховые взносы в ПФР и ФСС РФ на сумму задолженности.
Так как 6 июля работник представил авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы, то в июле 2017 года уменьшится облагаемая база по страховым взносам на сумму подотчетного аванса, по которому отчитался работник.
В бухгалтерском учете следует сделать следующие проводки.
На 6 июля 2015 года
Дебет 71 Кредит 91-1
- 6000 руб. - отнесена на прочие доходы подотчетная сумма, которая ранее была учтена в составе прочих расходов;
Дебет 20 Кредит 71
- 6000 руб. - учтены в составе расходов приобретенные работником товары для хозяйственных нужд компании.
На 31 июля 2015 года
Дебет 20 Кредит 70
- 40 000 руб. - начислена зарплата за июнь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 4420 руб. ((40 000 руб. – 6000 руб.) x 13%) - начислен НДФЛ с заработной платы за июнь 2017 г. за вычетом подотчетной суммы;
Дебет 20 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС
- 10 628 руб. ((40 000 руб. - 6000 руб.) x (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)) - начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с зарплаты за июль за вычетом принятой подотчетной суммы;
Дебет 70 Кредит 51
- 15 580 руб. (40 000 руб. - 20 000 руб. – 4420 руб.) - перечислена зарплата за вторую половину июля.