В результате утверждения авансового отчета образовался перерасход подотчетных средств, связанный с оплатой проезда.
Организация для заключения договора поставки отправила своего работника в командировку. Согласно коллективному договору компании размер суточных при командировках по Российской Федерации установлен в размере 700 руб. Командированному сотруднику выдан аванс в размере 20 000 руб., в т. ч. суточные в размере 3500 руб. Авансовый отчет по командировке представлен работником 15 сентября 2017 года, на сумму 25 000 руб. В результате утверждения авансового отчета образовался перерасход подотчетных средств, связанный с оплатой проезда.
ВОПРОС: Как нам отразить в бухгалтерском учете операции, связанные с перерасходом подотчетных средств?
ОТВЕТ: Ситуации, когда работник представляет авансовый отчет ровно на ту сумму, которую он получил под отчет, встречается крайне редко. Обычно сумма бывает или больше, или меньше ранее полученного аванса.
Нередко случается, когда денег, выданных работникам в подотчет, не хватает для осуществления необходимых расходов и работник доплачивает недостающую сумму из личных средств.
В такой ситуации, если работник потратил больше денег, чем ему было выдано под отчет, в авансовом отчете указывается перерасход.
После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход выплачивается работнику по РКО, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.
Бухгалтерские проводки по авансовому отчету
Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма № АО-1).
Неизрасходованные деньги, т. е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.
Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.
В бухучете эти операции отражаются так:
|
Проводка |
Операция |
|
На дату выдачи денег под отчет |
|
|
Дебет 71 - Кредит 50 |
Работнику выданы деньги под отчет |
|
На дату утверждения авансового отчета |
|
|
Дебет 10 (08, 20, 26, 44) - Кредит 71 |
Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы |
|
Дебет 50 - Кредит 71 |
От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег |
|
Дебет 71 - Кредит 50 |
Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету |
|
Расчеты с использованием пластиковой карты |
|
|
Дебет 55 - Кредит 51,52 |
Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте |
|
Дебет 71 - Кредит 55 |
Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет) |
|
Дебет 73- Кредит 55 |
Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами |
|
Дебет 50 - Кредит 73 |
Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов |
|
Дебет 70 - Кредит 73 |
Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях |
В бухгалтерском учете организации хозяйственные операции, связанные с командировкой сотрудника, следует отразить следующим образом:
Перед началом поездки:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»
- 20 000 руб. - выдана сумма подотчетных средств на командировочные расходы.
На дату утверждения авансового отчета:
Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
- 25 000 руб. - списаны расходы подотчетного лица по командировке;
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»
- 5000 руб. - выдана сумма перерасхода по командировке.
