Трудовые отношения между работником и работодателем могут перерастать в другие отношения или сопровождаться ими. Возьмем, например, арендные отношения: сплошь и рядом работодатели берут в аренду имущество сотрудников. Арендуются квартиры, автомобили, оргтехника и так далее.
Давайте рассмотрим, как документально оформить эти специфические арендные отношения, а также как отразить суммы, причитающиеся работнику-арендодателю.
Гражданско-правовой аспект
По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 Гражданского кодекса РФ). Арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату). Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды (п. 1 ст. 614 ГК РФ).
Арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ). Капитальный ремонт, если иное не предусмотрено законодательством или условиями договора аренды, является обязанностью арендодателя (п. 1 ст. 616 ГК РФ).
Несмотря на то, что в качестве арендодателя по договору аренды выступает работник организации (т. е. лицо, с которым у организации заключен трудовой договор в соответствии с ТК РФ), отношения между организацией и работником по поводу аренды под действия ТК РФ не подпадают. Они регулируются заключенным с работником договором аренды и гражданским законодательством.
Соответственно, и выплаты работнику по договору аренды не относятся к оплате труда работника, определение которой приведено в ТК РФ (ч. 1 ст. 129).
Обоснование размера арендных платежей
У налоговиков не возникнет никаких вопросов, если:
- размер ежемесячных арендных платежей будет немного превышать сумму ежемесячной амортизации по имуществу;
- ежемесячная амортизация будет рассчитана исходя из рыночной стоимости полученного имущества и срока его полезного использования (СПИ);
- в подтверждение этих показателей составлена бухгалтерская справка.
Аренда у руководителя
Занимательная картина получается, когда организация арендует имущество у собственного руководителя. Кто должен подписывать договор аренды? Неужели один и тот же человек?
Да, так и есть
Несмотря на то, что человек не может заключить договор сам с собой, в том числе как представитель другого гражданина или организации (п. 3 ст. 182 ГК РФ), на законного представителя организации (ее руководителя) этот запрет не распространяется.
Организацию в сделках, как правило, и представляет руководитель, действующий на основании устава, а права и обязанности возникают непосредственно у организации (что ясно следует из статей 53, 91 и 103 ГК РФ).
Руководитель организации, заключая сделки, в том числе договор аренды, от ее имени, не выступает как самостоятельный участник гражданских правоотношений. Считается, что договор заключила организация.
Судебная практика это подтверждает (см., например, определение ВАС РФ от 19.12.2007 № 14573/07, постановление Президиума ВАС РФ от 11.04.2006 № 10327/05, ФАС Московского округа от 01.02.2008 № КГ-А40/14593-07 и т. д.).
Следовательно, руководитель может подписать договор аренды за обе стороны – и как арендодатель, и как арендатор.
Составляем договор аренды
Договор аренды – вот документ, которые необходимо составить для того, чтобы законно и обоснованно пользоваться имуществом работника. Обязательные положения договора: предмет - наименование объекта арендуемого имущества и характеристики, по которым можно идентифицировать данное имущество. Надо также отразить размер арендной платы, а также порядок и сроки ее перечисления. Как правило, ее устанавливают в виде фиксированной суммы.
Срок аренды вообще может быть не указан, но стоит иметь в виду, что если его не указать вовсе, будет считаться, что договор заключен на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ).
Условия о том, кто обязан проводить ремонт (текущий и капитальный), можно не добавлять в договор, это не обязательные условия. Но в таком случае надо быть готовым, что в этом случае обязанности по ремонту будут распределяться в соответствии с нормами ГК РФ: арендодатель делает капитальный ремонт имущества, а арендатор - текущий (ст. 616 ГК РФ). Если это не отвечает интересам сторон, то надо предусмотреть в договоре иной вариант распределения обязанностей по ремонту.
Отметим, что такой факт хозяйственной жизни, как признание расходов в виде арендных платежей, подлежит оформлению соответствующим первичным учетным документом (ч. 1, 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - закон о бухучете).
Акт приема-передачи арендованного имущества
При получении имущества по договору аренды необходимо составить и подписать с работником-арендодателем акт приема-передачи. Поскольку унифицированной формы такого акта нет, то работодателю-арендатору надо разработать ее самостоятельно. Утвержденная форма должна быть закреплена в учетной политике и содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа (ч. 2 ст. 9 закона о бухучете).
Оформляя акт, указывают не только наименование имущества и его технические характеристики, но и описывают его состояние на момент передачи, с учетом имеющихся недостатков и повреждений. При необходимости перечисляются документы, которые арендодатель передает вместе с имуществом.
Составлять акты ежемесячно нет необходимости, если только это не предусмотрено договором аренды (см., например, разъяснения, данные письмами Минфина от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559).
Бухгалтерский учет
Объект основного средства, арендованный организацией, учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, установленной договором аренды (см. Инструкцию по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Арендованное имущество следует принять по акту о приемке-передаче и оприходовать такое имущество на этом забалансовом счете.
Расходы по аренде имущества, используемого для производства и реализации товаров, продукции, работ, услуг, являются расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
Указанные расходы признаются в бухгалтерском учете ежемесячно на последнюю дату текущего месяца аренды в сумме, установленной договором (п. п. 6.1, 16, 18 ПБУ 10/99).
Как уже было сказано, признание расходов в виде арендных платежей как факт хозяйственной жизни должно быть оформлено соответствующим первичным учетным документом (ч. 1, 3 ст. 9 закона о бухучете):
- бухгалтерской справкой. Она составляется на основании действующего договора аренды и содержит обязательные реквизиты (см. ч. 2 ст. 9 закона о бухучете) ИЛИ
- иным документом, составление и подписание которого предусмотрены условиями договора аренды (например, это может быть акт об оказании услуг по предоставлению в аренду).
Если договор аренды не предусматривает подписание сторонами такого акта, то соответственно, для признания расходов составляется бухгалтерская справка.
Для расчетов по договору аренды с арендодателем, являющимся работником организации, может применяться счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Он как раз и предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами (см. Инструкцию по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Сумма причитающейся к уплате арендной платы отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 20 «Основное производство» (44 «Расходы на продажу», иного счета учета затрат на производство) в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Таким образом, в бухгалтерском учете сумму арендной платы относим на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество сотрудника
В учете делаются такие проводки:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) Кредит 73 (76)
– отражена плата за аренду личного имущества сотрудника.
При выплате работнику арендной платы производится запись по дебету счета 73 или счета 76 и кредиту счета 50 «Касса».
Пример 1 В январе организация-арендатор заключила со своим сотрудником-арендодателем договор аренды мобильного телефона на срок – с 1 февраля по 31 января следующего года (один год). Стоимость телефона, определенная по соглашению сторон, составляет 7500 руб., ежемесячная арендная плата - 900 руб.
В учете делают следующие проводки.
В феврале:
Дебет 001
– 7500 руб. – принят на забалансовый учет мобильный телефон, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче).
Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:
Дебет 26 Кредит 73(76)
– 900 руб. – списана арендная плата за пользование личным мобильным телефоном сотрудника.
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, облагаются НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ), так что арендная плата, выплачиваемая сотруднику, признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).
Ставка НДФЛ – 13 или 30%, в зависимости от того, является сотрудник резидентом или нет (ст. 224 НК РФ). Работодатель как налоговый агент обязан удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ), т. е. НДФЛ следует удержать при фактической выплате работнику арендной платы и в тот же момент сумму удержанного НДФЛ надо перечислить в бюджет.
Страховые взносы
С 1 января 2017 года Федеральным законом от 03.07.2016 № 250-ФЗ признан утратившим силу Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
Федеральным законом от 03.07.2016 № 243-ФЗ (в ред. от 30.11.2016 № 401-ФЗ, от 19.12.2016 № 448-ФЗ) НК РФ дополнен разделом XI, в том числе главой 34 «Страховые взносы», вступившим в силу с 1 января 2017 года.
Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, указаны в качестве плательщиков страховых взносов (абз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ).
Арендная плата за временное владение и пользование имуществом, выплачиваемая физическому лицу (в том числе работнику организации) по гражданско-правовому договору (договору аренды), не относится к объекту обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование.
Связано это с тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами.
Таким образом, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с суммы арендной платы не начисляется.
Выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности, и договоров, связанных с передачей в пользование имущества не облагаются страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ).
Вознаграждение, выплачиваемое физическому лицу по договору аренды (арендная плата), не облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, поскольку такой предмет гражданско-правового договора (договор аренды), как временное владение и пользование имуществом, не предусмотрен законом (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»), на основании которых определяются лица, подлежащие обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, и объект обложения данными страховыми взносами.
Таким образом, взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на арендную плату также начислять не нужно (ст. 5 указ. закона).
На основании вышеизложенного делаем вывод о том, что арендная плата за временное владение и пользование имуществом арендодателя страховыми взносами не облагается.
Налог на добавленную стоимость (НДС)
Предоставление личного имущества сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений статьи 143 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10.02.2004 № 04-04-06/21.
Налог на имущество
Арендованное у сотрудника личное имущество не является собственностью организации, следовательно, не нужно платить налог на имущество.
Впрочем, даже если компания выкупит у работника любое движимое имущество, рассчитывать с его стоимости налог не придется: с 1 января 2013 года все движимые основные средства налогом на имущество не облагаются (подп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ).
Налог на прибыль
Платежи за аренду основных средств являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой имущества сотрудника, учитываются в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника, несет организация-арендатор (если в договоре не предусмотрено иное). Если, например, у сотрудника арендуется мобильный телефон, то в состав расходов, уменьшающих прибыль, можно включить и оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При методе начисления данные расходы признаются на последнюю дату отчетного периода независимо от времени фактической выплаты денежных средств арендодателю (п. 1, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе арендные платежи за истекший период признаются расходами только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Пример 2 В январе организация (арендатор) заключает договор аренды с сотрудником фирмы (арендодатель) в отношении личного компьютера сотрудника, который будет использоваться в производственных целях.
Срок действия договора – с 1 февраля по 31 июля 2017 года, стоимость компьютера, определенная по соглашению сторон – 35 000 руб., ежемесячная арендная плата – 1200 руб.
Налог на прибыль начисляет ежеквартально. При расчете налога на прибыль, в течение действия договора аренды, налоговая база по налогу на прибыль ежемесячно уменьшается на 1200 руб.
Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.
В учете надо сделать следующие проводки:
В феврале:
Дебет 001
– 35 000 руб. – принят на забалансовый учет компьютер, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче).
Ежемесячно с февраля по июль включительно:
Дебет 20 Кредит 73 (76)
– 1200 руб. – списана арендная плата за пользование личным компьютером сотрудника;
Дебет 73(76) Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 156 руб. (1200 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;
Дебет 73(76) Кредит 50
– 1044 руб. (1200 руб. – 156 руб.) – выплачена арендная плата за использование личного компьютера сотрудника в служебных целях.
Об особенностях учета и налогообложения аренды имущества у работника при применении УСН читайте тут
В заключение приведем Пример договора аренды имущества у сотрудника и акта приема-передачи имущества:
ДОГОВОР АРЕНДЫ ИМУЩЕСТВА
г. ______________ "____"_________20___г.
________________________________________________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, и ________________________________________ , именуемое в дальнейшем "Арендатор", в лице __________________________, действующего на основании __________________________ заключили настоящий договор о нижеследующем.
- Предмет договора
1.1. Арендодатель сдает Арендатору сроком на ____ лет в аренду имущество во для использования ____________________________ в целях осуществления своих уставных задач.
1.2 Имущество представляет собой____________________________________номер___________.
Стоимость имущества по договору составляет ______________________________________.
1.3. Техническая и иная документация на имущество не передается Арендатору.
- Обязанности сторон.
2.1. Арендатор обязуется:
а) использовать арендуемое имущество по прямому назначению, указанному в п.1 договора, а также в соответствии с другими условиями договора;
б) содержать арендуемое имущество в полной исправности и рабочем состоянии до сдачи Арендодателю;
в) своевременно производить за свой счет ремонт арендуемого имущества;
г) письменно сообщить Арендодателю не позднее, чем за ____ месяца о предстоящем возврате арендуемого имущества, как в связи с окончанием срока действия договора, так и при досрочном возврате, и после прекращения настоящего договора сдать имущество Арендодателю по акту в исправном состоянии, с учетом нормального износа;
д) по истечении срока договора, а также при досрочном его прекращении передать Арендодателю за полную компенсацию все произведенные улучшения имущества, составляющие принадлежность имущества и неотделимые без вреда для него;
е) в случае возврата имущества до истечения срока аренды или в связи с окончанием срока договора уплатить Арендодателю сумму стоимости не произведенного им и лежащего на его обязанности ремонта имущества.
2.2. Арендодатель обязуется:
а) после подписания сторонами договора в ________ срок предоставить соответствующее имущество в исправном состоянии Арендатору по Акту приема-передачи.
- Платежи и расчеты по договору.
3.1. За аренду указанного в п.1 настоящего договора имущества Арендатор перечисляет Арендодателю плату в размере _______________________ в месяц. Начисление и выплата причитающихся Арендодателю сумм производится поквартально, за каждый квартал вперед; в течение первого месяца каждого квартала.
3.2. При неуплате Арендатором в оговоренные сроки арендной платы Арендодатель вправе потребовать пени в размере 0,1% от суммы задолженности за каждый день просрочки платежи.
- Досрочное расторжение договора
4.1. Договор может быть досрочно расторгнут по инициативе Арендодателя, а Арендатор обязан вернуть имущество в случаях:
а) если Арендатор использует имущество (в целом или частично) не в соответствии с настоящим договором;
б) если Арендатор не внес арендной платы в течение _____ месяцев;
в) если Арендатор умышленно ухудшает состояние имущества.
4.2. Договор может быть досрочно расторгнут по инициативе Арендатора в случаях: а) если Арендодатель вмешивается в деятельность Арендатора по использованию арендованного имущества, не противоречащую настоящему договору, Уставу предприятия и Учредительному договору о его создании и деятельности;
4.3. Договор может быть расторгнут по взаимному соглашению сторон.
- Продление договора.
5.1. При отсутствии заявления хотя бы одной из сторон о прекращении или изменении договора по окончании срока, он считается продленным на тот же срок и на тех же условиях, какие были предусмотрены договором.
5.2. При продлении договора на новый срок его условия могут быть изменены по соглашению сторон.
- Особые условия.
6.1. Арендатор имеет право:
а) производить улучшения арендуемого имущества;
6.2. Договор действует с "___"_______20___г. по "___"______20___г.
6.3. Во всем остальном, не предусмотренным настоящим договором, стороны руководствуются действующим гражданским законодательством РФ.
6.4. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах, которые имеют одинаковую юридическую силу.
Приложение к договору, без которого он недействителен: акт приема-передачи имущества "___"_______20___г.
- Реквизиты сторон
Печать и Подписи
Приложение к договору № От «______»_________20___г.
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ИМУЩЕСТВА
Г.______________ «___»_____________20___г.
____________________________,, именуемый в дальнейшем «Арендодатель» , с одной стороны и ___________________________, в лице ___________________________, действующий на основании_______________________________, именуемый в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны:
Составили настоящий Акт о нижеследующем:
- Арендодатель сдал, а Арендатор принял имущество в виде _____________________________________________________
- Объект находится в состоянии, пригодном для его использования Арендатором.
- Стороны претензий друг к другу не имеют.
Печать и подписи
Отдел Аудита ООО «РАЙТ ВЭЙС»