Наиболее распространенной проблемой является ситуация, когда аванс не возвращен или возвращен с опозданием.
Удержание задолженности по подотчетным суммам из зарплаты
Если в установленный срок аванс будет возвращен не полностью или не возвращен вовсе, то это не значит, что деньги для организации навсегда утеряны. В частности, погасить задолженность можно, удерживая ее из зарплаты лица – разумеется, при условии, что оно является работником организации (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0). Причем сделать это можно только при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Поэтому соответствующее согласие следует получить в письменном виде.
Кроме того, согласно общему правилу величина всех удержаний не может превышать 20% от месячного денежного вознаграждения (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Следовательно, если сумма задолженности больше, то процесс удержания может растянуться на несколько месяцев.
Если работодатель вовремя удержал из заработной платы сотрудника задолженность по подотчетным суммам, не возникает объекта обложения:
- страховыми взносами в ПФР и ФСС РФ (см. приложение к Письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17-3/В-609);
- НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Пример 1 Зарплата работника - 40 000 руб. Детей нет. Зарплата за первую половину июня 2017 г. выплачена работнику в размере 20 000 руб. В этом же месяце он получил аванс на хозяйственные расходы в сумме 6000 руб. Авансовый отчет сотрудник должен был представить в бухгалтерию не позднее 25 июня 2017 года, но не сделал этого.
28 июня 2017 года директор подписал приказ об удержании задолженности из зарплаты работника, т. е. в пределах одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (заканчивается 25.07.17).
Организация применяет общие тарифы страховых взносов, их тариф на случай травматизма - 0,2%.
Рассчитаем максимальную сумму удержания.
При выплате заработной платы за июнь с работника можно удержать не более 6 960 руб. ((40 000 руб. - (40 000 руб. x 13%)) x 20%).
Задолженность работника (6000 руб.) не превышает этой суммы, ее можно удержать в полном объеме.
На 25 июня 2017 года:
Дебет 94 Кредит 71
- 6000 руб. - отражена своевременно не возвращенная подотчетная сумма.
На 28 июня 2017 года:
Дебет 70 Кредит 94
- 6000 руб. - отражена подотчетная сумма, подлежащая удержанию из зарплаты на основании приказа директора.
На 30 июня 2017 года:
Дебет 20 Кредит 70
- 40 000 руб. - начислена заработная плата за июнь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 5200 руб. (40 000 руб. x 13%) - начислен НДФЛ с зарплаты за июнь;
Дебет 70 Кредит 51
- 8800 руб. (40 000 руб. - 20 000 руб. - 5200 руб. - 6000 руб.) - перечислена сумма зарплаты за вторую половину июня с учетом вычета зарплаты за первую половину месяца, НДФЛ и удержанной задолженности по подотчетным суммам;
Дебет 26, 44 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС
- 12 080 руб. (40 000 руб. x (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)) - начислены страховые взносы.
Работодатель «прощает» долг
Теперь рассмотрим ситуацию, если принято решение не удерживать с работника задолженность по подотчетным суммам.
Пример 2 Изменим условия примера 1: несмотря на то, что подотчетное лицо не представило авансовый отчет в срок (25 июня). 28 июня 2017 года директор организации издал приказ не удерживать аванс из заработной платы сотрудника.
На 25 июня 2017 года:
Дебет 94 Кредит 71
- 6000 руб. - отражена подотчетная сумма, не возвращенная вовремя.
На 28 июня 2017 года:
Дебет 91 субсчет 2, Кредит 94
- 6000 руб. - списана на прочие расходы задолженность работника перед организацией на основании приказа директора.
На 30 июня 2017 года:
Дебет 20 Кредит 70
- 40 000 руб. - начислена зарплата за июнь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 5980 руб. ((40 000 руб. + 6000 руб.) x 13%) - начислен НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 51
- 14 020 руб. (40 000 руб. - 20 000 руб. - 5980 руб.) - перечислена сумма заработной платы за вторую половину июня с учетом вычета зарплаты за первую половину июня и НДФЛ;
Дебет 26, 44 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС
- 12 080 руб. (40 000 руб. x (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)) - начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с заработной платы за июнь;
Дебет 91 субсчет 2 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС
- 1812 руб. (6000 руб. x (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)) - начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с суммы невозвращенного аванса.
Сотрудник отчитался, но с опозданием
Работник может представить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, когда в организации уже были начислены страховые взносы на не возвращенные им подотчетные суммы.
В день представления авансового отчета бухгалтер вправе произвести перерасчет базы для начисления взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов (приложение к письму ФСС России № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда России № 17-3/В-609).
Пример 3 Используем условия предыдущих примеров. Работник не отчитался до 25 июня включительно об использовании подотчетной суммы в размере 6000 руб. Решение об удержании задолженности не было принято. 30 июня бухгалтер начислил НДФЛ и страховые взносы в ПФР и ФСС РФ на сумму задолженности. Однако 6 июля 2017 года работник представил авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы.
В июле 2017 г. уменьшится облагаемая база по страховым взносам на сумму аванса, по которому отчитался работник.
На 6 июля 2015 года:
Дебет 71 Кредит 91 субсчет 1
- 6000 руб. - отнесена на прочие доходы подотчетная сумма, которая ранее была учтена в составе прочих расходов;
Дебет 20 Кредит 71
- 6000 руб. - учтены в составе расходов приобретенные работником товары для хозяйственных нужд организации.
На 31 июля 2015 года:
Дебет 20 Кредит 70
- 40 000 руб. - начислена заработная плата за июнь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 4420 руб. ((40 000 руб. - 6000 руб.) x 13%) - начислен НДФЛ с заработной платы за июнь 2017 года за вычетом подотчетной суммы;
Дебет 20 Кредит 69 субсчет расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС
- 10 268 руб. ((40 000 руб. - 6000 руб.) x (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)) - начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ с зарплаты за июль за вычетом принятой подотчетной суммы;
Дебет 70 Кредит 51
- 15 580 руб. (40 000 руб. - 20 000 руб. - 4420 руб.) - перечислена заработная плата за вторую половину июля.
Возврат подотчетному лицу перерасхода
Ситуации, когда работник представляет авансовый отчет именно на ту сумму, которую он получил под отчет, встречаются оостаточно редко.
Нередки случаи, когда денег, выданных работнику под отчет, недостаточно для осуществления необходимых расходов и он доплачивает необходимую сумму из личных средств. Тогда в авансовом отчете указывается сумма перерасхода полученных денег.
После утверждения авансового отчета руководителем организации сумма перерасхода выплачивается работнику по расходному кассовому ордеру; реквизиты данного кассового ордера вносятся в авансовый отчет.
Особенности для УСН
«Упрощенцы» с объектом «доходы минус расходы» включают в налоговую базу только оплаченные расходы, которые признаются таковыми лишь тогда, когда у организации нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При перерасходе авансовых сумм у нее появляется долг перед работником, поэтому неверно учитывать расходы до погашения этого долга.
Расходы считаются оплаченными, когда организация выплатила сумму перерасхода работнику.
В случае приобретения работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в том отчетном периоде, в котором организация погасила задолженность перед работником (письмо Минфина России от 17.01.12 № 03-11-11/4).
Если организация рассчиталась с подотчетным лицом, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.
Если же сумма перерасхода возмещается работнику уже в следующем квартале, то при использовании упрощенной системы налогообложения для списания расходов можно не дожидаться их полной оплаты, а поступить следующим образом:
- списать стоимость покупки за минусом суммы перерасхода сразу после утверждения авансового отчета;
- оставшуюся часть стоимости списать в день, когда организация выплатит причитающуюся сумму работнику.
