Рассмотрим вопрос учета компенсации транспортных расходов, связанных с выполнением должностных обязанностей работника, в целях налога на прибыль.
И, прежде всего, определимся с тем, что считать компенсацией. Согласно положениям статьи 164 ТК РФ под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. При предоставлении компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя
Виды компенсаций
Есть два вида компенсационных выплат:
- связанные с особыми условиями труда (ст. 129 ТК РФ) и являющиеся оплатой труда;
- установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ).
К компенсациям второго вида относится:
- компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей;
- компенсация за использование личного имущества работника в производственных целях (например, аренда автомобиля у сотрудника);
- компенсация за использование такси в командировке;
- компенсация за приобретение проездных билетов на общественный транспорт для работников с разъездным характером работы;
- иные виды компенсаций.
Компенсация и налог на прибыль
В комментируемом письме финансисты указала на то, что работодатель обязан компенсировать транспортные расходы, связанные с выполнением должностных обязанностей работника, при условии, что они произведены с разрешения или ведома работодателя, а также если такие расходы отвечают критериям статьи 252 НК РФ.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т. ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей
Согласно статье 188 ТК РФ «Возмещение расходов при использовании личного имущества работника» при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
По мнению налоговых органов, для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию организации личное заявление и копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.
Основанием для выплаты компенсации работнику является приказ руководителя организации.
Компенсацию за использование личных легковых автомобилей работников для служебных поездок компания вправе включить в прочие расходы (на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Причем указанная компенсация учитывается в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92.
При этом сумма выплачиваемой компенсации включает в себя и все расходы, возникающие в связи с использованием личного автомобиля.
Суммы компенсации, превышающие установленные нормы, не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.
Чтобы расходы на компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях принимались при исчислении налога на прибыль, необходимо, чтобы они были надлежащим образом оформлены.
То есть на предприятии должны присутствовать организационно-распорядительные документы, в частности приказы о выплате сумм компенсации, документы, свидетельствующие о наличии транспортного средства, документы, подтверждающие использование личного транспорта в служебных целях.
Кроме этого, по мнению налоговых органов, для обоснования расходов работник, использующий личный транспорт, должен обязательно представить в бухгалтерию путевой лист (письмо ФНС от 02.06.04 № 04-2-06/419).
Аренда автомобиля у сотрудника
Организация может заключить договор аренды транспортного средства со своим сотрудником. При этом фактически именно этот работник будет управлять автомобилем, выполняя тем самым свои трудовые обязанности.
В этом случае можно учесть затраты по данному договору, включая арендную плату, расходы на ГСМ, техосмотр, ремонт автомобиля и т.п., при исчислении налога на прибыль по следующим основаниям:
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией и учитываемым в целях налогообложения прибыли, относятся затраты налогоплательщика в виде арендных платежей за арендуемое имущество (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В состав названных расходов включаются и затраты на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Причем в соответствии с требованиями статья 252 НК РФ арендованный автомобиль должен использоваться в деятельности, связанной с получением доходов, причем все соответствующие затраты (в т.ч. на ГСМ, техобслуживание, ремонт и т. п.) обязаны иметь документальное подтверждение (см. письмо Минфина России от 15.10.10 № 03-03-06/1/649).
Оплата услуг такси командированному сотруднику
Уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси (например, такси использовалось для движения по маршруту: гостиница - офис клиента, гостиница - аэропорт) возможно при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Для этого в качестве подтверждения произведенных расходов к авансовому отчету следует приложить чек ККТ, товарный чек, а также служебную записку - обоснование необходимости поездки на такси (например, необходимость перевоза большого объема конфиденциальных документов).
Если эти условия выполняются, то организация вправе учесть понесенные затраты для целей налогообложения прибыли (см. также письма Минфина России от 08.11.11 № 03-03-06/1/720, УФНС России по г. Москве от 11.11.11 № 16-15/109748@) в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения руководителем авансового отчета работника (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Приобретение проездных билетов на общественный транспорт для работников с разъездным характером работы
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в частности расходы по проезду (п. 1 ст. 168.1 ТК РФ).
Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (п. 2 ст. 168.1 ТК РФ).
Кроме того, условие о разъездном характере работ должно быть указано в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Поэтому размер и порядок возмещения расходов целесообразно установить локальным актом - положением о разъездном характере работы, а в трудовых договорах с такими работниками указать такой характер работ.
В этом случае, так как затраты на приобретение проездных билетов для работников, работа которых носит разъездной характер, обоснованы и документально подтверждены согласно требованию пункта 1 статьи 252 НК РФ, то стоимость проездных билетов, приобретаемых для работников с разъездным характером работы, может быть учтена в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, см. также письмо Минфина России от 01.04.10 № 03-03-06/1/211, п. 2 письма ФНС России от 06.08.10 № ШС-37-3/8488).
Департамент аудита ООО «РАЙТ ВЭЙС»
