Авансовый отчет

Авансовый отчет – документ, подтверждающий расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица, выданных в качестве аванса.

Лицо, получившее деньги, указывает в авансовом отчете следующие данные:

• сумму, полученную под отчет;
• фактически произведенные расходы;
• остаток (либо перерасход).

К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие траты.

Нормативное регулирование 

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен ЦБ РФ (указание от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», далее - Указание № 3210-У).

Некоторые вопросы регулирует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее - Положение о командировках). 

Форма авансового отчета

С 2013 года форма авансового отчета (№ АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет"») необязательна для применения. Можно разработать собственную форму,  которая, однако, должна содержать обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Но, как правило, большинство по-прежнему продолжает использовать унифицированную форму № АО-1.

Кто составляет авансовый отчет?

Авансовый отчет заполняет и сдает в бухгалтерию подотчетное лицо, ранее получившее наличные под отчет. Это могут быть как работники организации, так и физические лица, заключившие гражданско-правовые договоры (оказания услуг, подряда и т. д.) (абз. 2 п. 6.3 Указания № 3210-У), который при заполнении авансового отчета приравниваются к штатным сотрудникам фирмы (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). То есть порядок выдачи денег под отчет, и окончательного расчета с ними такой же, как и в случае с сотрудниками.

Надо ли утверждать список лиц, имеющих право получать деньги под отчет

Нет. Но можно прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): в отдельном документе (например, инструкции по составлению авансового отчета), или включив соответствующий раздел в положение о документообороте.

В какие сроки представляется авансовый отчет

Авансовый отчет по израсходованным суммам – три рабочих дня:

• со дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;
• со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример 1 Так, если средства выданы под отчет в понедельник, 15 мая 2017 года, на 5 рабочих дней. Первый рабочий день заканчивается во вторник, 16 мая 2017 года, а последний, пятый день  - в понедельник, 22 мая 2017 года. Следовательно, авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию в течение 23 мая - 25 мая, т. е. следующих трех рабочих дней, со вторника по четверг включительно.

Пример 2 Последний день командировки – пятница, 19 мая 2017 года. В понедельник, 22 мая сотрудник вернулся из командировки. Авансовый отчет представляется с 23 мая по 25 февраля.

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Расходный кассовый ордер для выдачи наличных подотчетному лицу оформляется согласно письменному заявлению этого лица. Заявление составляется в произвольной форме, с указанием суммы выдаваемых наличных и сроков, на которые они выдаются. Обязательна также подпись руководителя и дата (абз. 1 п. 6.3 Указания № 3210-У).

В заявлении работника о выдаче денег под отчет подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются, руководитель своей резолюцией или подтверждает запрос работника, или корректирует его.

Форма заявления нормативно не утверждена, поэтому заявление составляется в произвольной форме (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается локальным нормативным актом.

В заявлении должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом. Это обязательное требование, поскольку выдача наличных денег под отчет возможна, только если подотчетное лицо полностью погасило задолженность по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если сотрудник не отчитался по ранее выданному авансу, то выдавать ему новый нельзя.

Срок проверки утверждения авансового отчета и окончательного расчета

После передачи авансового отчета в бухгалтерию производится его проверка. Далее руководитель его утверждает, и производится окончательный денежный расчет с работником. Срок этого расчета устанавливается локальным нормативным актом организации или приказом руководителя (абз. 2 п. 6.3 Указания № 3210-У).

При окончательном расчете сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег, или получает от организации сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного. Сумма перерасхода должна быть утверждена руководством. 

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Итак, подотчетное лицо представило авансовый отчет, вернуло остаток в кассу или получило возмещение перерасхода с согласия руководителя. В бухучете эти операции отражаются так:

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие: