На практике многие организации имеют в собственности автотранспортные средства, которые используются ими для основного вида деятельности.
В связи с этим возникают вопросы по учету расходов, связанных с обслуживанием служебного автомобиля.
В статье рассматривается порядок бухгалтерского и налогового учета расходов предприятий на платную парковку, мойку, оплату хранения автомобиля на штрафной стоянке.
Парковка служебного автомобиля
Бухгалтерский учет
Если стоянку оплачивает водитель, то ему выдают под отчет необходимую сумму. При этом в бухгалтерском учете отражается выдача денежных средств подотчетному лицу по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса". В этом случае стоимость услуг можно включить в расходы только после того, как водитель сдаст авансовый отчет и его утвердят.
Именно в этот момент с сотрудника списывается задолженность и делается запись по дебету счетов затрат (20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу") и кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Если же организация заключила с автостоянкой договор возмездного оказания услуг, то, как правило, сначала перечисляются денежные средства за хранение машины владельцу стоянки, что отражается записью по дебету счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" или 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и кредиту счета 51 "Расчетные счета".
Далее, на момент получения акта об оказании услуг, затраты включаются в состав стоимости услуг по содержанию автомобиля на платной стоянке по дебету счетов затрат (20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу") и кредиту счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" или 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Налоговый учет
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта, в том числе расходы по оплате автостоянок, поэтому их можно учесть при расчете прибыли.
При этом понесенные расходы обязаны удовлетворять условиям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно расходы должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (Письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404).
Если автомобиль используется в деятельности организации и у нее нет места для его стоянки, то расход экономически обоснован и его можно учесть при исчислении налога на прибыль организаций (Письмо Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1).
Таким образом, затраты на платные автостоянки относятся к расходам на содержание служебного транспорта и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. При методе начисления такие расходы признаются на дату:
- утверждения авансового отчета, если стоянка оплачена подотчетным лицом;
- получения акта об оказании услуг автостоянки в случае заключения договора на оказание услуг.
Документальное оформление
В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом первичный учетный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа;
2) дату составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Для того чтобы у налоговых органов не возникло претензий и вопросов по подтверждению расходов, в документах должна быть информация об автомобиле, который фирма держит на платной стоянке (марка автомобиля, его регистрационный номер). Так организация сможет документально подтвердить обоснованность расходов, то есть доказать, что именно этот автомобиль компании ставится на стоянку в условленные сроки за плату.
Необходимыми оправдательными документами для учета расходов на платную парковку являются (Письма Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404, УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007):
- акт (отчет) об оказании услуг;
Как правило, акт (отчет) об оказании услуг по парковке составляется при долгосрочной аренде машино-места. Кроме того, с автопарковкой составляется договор, в котором указываются существенные условия: количество автомобилей и их характеристики, время заезда-выезда и т.п.
Таким образом, когда организация заключает договор на оказание платных услуг автостоянки, подтверждающим документом будет являться акт с указанием марки и регистрационного номера автомобиля. Если в акте нет упоминания о конкретном автомобиле (прописано только наименование услуги - автостоянка), то подтверждающим документом может быть перечень автомобилей, которые хранятся на автостоянке в соответствии с договором. Такой перечень обычно является приложением к договору.
- кассовый чек (если организация, оказывающая услуги парковки, использует ККТ при наличных расчетах) и товарный чек;
Кассовый и товарный чеки выдаются при оплате наличными через подотчетных лиц.
В случае если предприятие подтверждает услуги платных автостоянок с помощью кассового чека, то необходимо дополнительно к кассовому чеку приложить товарный чек с указанием в нем марки и регистрационного номера автомобиля.
-бланк строгой отчетности (если организация, оказывающая услуги парковки, не использует ККТ).
В Приказе Минтранса России от 24.06.2014 N 166 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ПРИ ОКАЗАНИИ УСЛУГ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ПАРКОВОК (ПАРКОВОЧНЫХ МЕСТ) НА ПЛАТНОЙ ОСНОВЕ" приведены две формы парковочного чека: на случай оплаты наличными и на случай расчетов пластиковой картой.
Таким образом, парковочный чек является документом строгой отчетности и применяется фирмами и ИП при осуществлении расчетов за предоставление платных услуг парковок.
Обязательные реквизиты: В парковочном чеке отражают такие важные сведения, как:
[1] - кем выдан чек (в этой графе указывают наименование, местонахождение и ИНН фирмы или ИП);
[2] - зона парковки;
[3] и [4] - номер и адрес паркомата;
[5] - номер автомобиля;
[6] и [7] - время начала и окончания парковки;
[8] - размер платы за один час стоянки;
[9] - итоговая сумма к оплате;
[10] - номер платежной карты, если оплата производится с использованием карточки.
Мойка служебного автомобиля
Бухгалтерский учет
В соответствии с п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы по содержанию основных средств, в рассматриваемом случае расходы, организации по оплате услуг специализированной организации по мойке служебного легкового автомобиля, являются расходами по обычным видам деятельности.
Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком (п.6 ПБУ 10/99).
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н расходы по мойке служебного легкового автомобиля, являющиеся управленческими, не связанными непосредственно с производственным процессом, могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" или счета 44 «Расходы на продажу».
Налоговый учет
В состав расходов на содержание служебного транспорта включаются и затраты на его мойку (пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Против этого не возражает и Минфин России в Письме от 20 июня 2006 г. N 03-03-04/1/530.
Документальное оформление
Порядок подтверждения расходов в налоговом учете определяет п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ.
В нем сказано, что при налогообложении прибыли можно учесть расходы, которые подтверждаются документами.
Если оплата была произведена по безналичному расчету, то по итогам отчетного периода фирма и организация, осуществляющая мойку транспорта, подписывают акт об оказании услуг.
Однако, как правило, водители обычно рассчитываются на мойках наличными. В этом случае подтверждать расходы будет кассовый или товарный чек.
При этом в нем обязательно должно быть написано, за что деньги приняты - за услуги по мойке автомобиля. Кроме того, в товарном чеке необходимо указать марку автомобиля и ее государственный номер. (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. N 20-12/29007).
Штрафная стоянка
Бухгалтерский учет
Расходы на штрафную стоянку служебного автомобиля в целях бухгалтерского учета относятся к расходам по обычным видам деятельности на основании п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, как расходы по содержанию и эксплуатации основных средств.
Для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом, Инструкцией по применению Плана счетов предназначен счет 26 "Общехозяйственные расходы" или счет 44 «Расходы на продажу».
Налоговый учет
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с ч. 1 ст. 27.13 Кодекса РФ об административных правонарушениях при нарушениях правил эксплуатации транспортного средства и управления транспортным средством соответствующего вида, в частности предусмотренных ч. 4 и 5 ст. 12.16 КоАП РФ, применяется задержание транспортного средства, включающее его перемещение при помощи другого транспортного средства и помещение его в специально отведенное охраняемое место (на специализированную стоянку), а также хранение на специализированной стоянке до устранения причины задержания.
В случае нарушения правил дорожного движения, в частности при неправильной парковке автомобиля, к водителю, нарушившему правила остановки или стоянки, применяется такая мера обеспечения производства по делу об административном правонарушении, как задержание автомобиля.
Таким образом, расходы, понесенные в связи с пребыванием автомобиля на штрафной стоянке, не связаны с получением доходов от осуществления предпринимательской деятельности, то есть они не могут быть признаны экономически обоснованными.
Учитывая вышесказанное, можно сделать вывод, что организация не вправе учесть при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на оплату хранения автомобиля на штрафной стоянке.
Применение ПБУ 18/02
Поскольку признанные в бухгалтерском учете расходы по оплате услуг по хранению служебного автомобиля при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются, то в бухгалтерском учете возникают постоянная разница и соответствующий ей постоянное налоговое обязательство (ПНО) (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).
Бухгалтерская запись по отражению ПНО производится в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов, и отражается следующей проводкой:
Дебет 99 Кредит 68/ПНО - отражено ПНО в размере: сумма понесенных затрат по оплате услуг по хранению служебного автомобиля х20%.
