В статье рассматриваются перечень необходимых документов для оформления расчетов с подотчетными лицами, а также вопросы их оформления. Начнем с авансового отчета.
Авансовый отчет
Авансовый отчет - это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса. Лицо, получившее денежные средства, указывает в отчете сумму, полученную под отчет, фактически произведенные расходы, а также остаток либо перерасход денег.
К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.
Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее - указание № 3210-У).
Ряд норм содержится в положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749, далее - положение о командировках).
Авансовый отчет. Кто составляет и когда представляет
Авансовый отчет заполняет и сдает в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет (абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У):
- работники организации;
- физические лица - внештатные сотрудники, заключившие с организацией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор). Они приравниваются к работникам организации, поэтому выдача денег под отчет и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками (см. письмо Банка России от 02.10.14 № 29-Р-Р-6/7859).
Список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, утверждать не обязательно, но целесообразно. Можно определить их в локальном нормативном акте (в отдельном документе или в разделе в положении о документообороте в организации).
Период для представления отчета по израсходованным суммам составляет три рабочих дня: после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или отпуска/болезни).
Заявление работника о выдаче денег под отчет
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности работодателю, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица. Оно составляется в произвольной форме и должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания № 3210-У).
Резолюция руководителя организации подтверждает просьбу работника (либо корректирует ее), но в любом случае подпись руководителя и дата - обязательные реквизиты заявления.
Вообще, поскольку форма заявления нормативно не определена, то оно составляется произвольно с указанием всех необходимых сведений либо утверждается в локальном нормативном акте организации.
В данном заявлении также должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом. Это требование является обязательным в отношении указанного лица: наличные деньги выдаются под отчет при условии полного погашения им задолженности по ранее полученной сумме наличных денег (абзац 3 п. 6.3 указания № 3210-У).
Соответственно, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, то выдавать ему новый нельзя.
Для выдачи денег бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер. Форма этого ордера - № КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»), - и обязательна к применению (п. 6 Указания № 3210-У).
Срок выдачи денежных средств подотчетному лицу
Нормативные требования относительно срока выдачи денег под отчет отсутствуют. На практике, этот срок устанавливается в локальном нормативном акте (например, в упомянутых положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета).
Примеры формулировок:
«лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки»;
« лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней».
Проверка авансового отчета, окончательный расчетс работником
Авансовый отчет передается бухгалтерию для проверки, затем он утверждается руководителем организации, после чего производится окончательный денежный расчет с работником.
Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, осуществляется окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У).
При окончательном расчете работник возвращает неизрасходованные деньги, а в случае, если было потрачено больше запланированного, сумма перерасхода выплачивается работнику, но после утверждения руководством организации.
Порядок и правила заполнения авансового отчета
Форма авансового отчета (№ АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55) с 2013 года не является обязательной к применению. Таким образом, можно самостоятельно разработать соответствующую форму с учетом требований к обязательным реквизитам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - закон о бухучете).
Впрочем, большинство налогоплательщиков предпочитают по-прежнему использовать форму № АО-1.
Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (далее - Указания) содержатся в том же постановлении Госкомстата (от 01.08.01 № 55).
Согласно Указаниям, данный отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Отчет следует составлять в одном экземпляре, причем одну его часть заполняет подотчетное лицо, другую - представитель бухгалтерии.
На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер отчета и дату его составления, свои фамилию и инициалы, структурное подразделение (при его наличии), табельный номер, профессию (должность), назначение аванса (например, командировочные расходы).
В табличной части отчета (лицевая сторона) сотрудник указывает остаток суммы или ее перерасход по предыдущему авансу, а также сведения о нынешнем авансе: сколько получено и израсходовано денежных средств, величину остатка суммы или перерасхода.
Реквизиты в отношении иностранной валюты (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы) следует заполнять, если только подотчетному лицу деньги были выданы в иностранной валюте.
Поскольку к отчету необходимо прикладывать подтверждающие документы, то в форме (под табличной частью на лицевой стороне) предусмотрена строчка, где нужно указать их число и количество листов. Сами документы нужно физически пронумеровать в порядке их перечисления на оборотной стороне отчета, при этом указав реквизиты этих документов (дата, номер) и суммы затрат по ним.
В зависимости от количества и для удобства изучения документов их можно либо прикрепить непосредственно к отчету, либо к отдельному листу А4 степлером, скрепкой или клеем.
Авансовый отчет. Проверка и утверждение авансового отчета
Получив документ, бухгалтер заполняет отрезную часть авансового отчета - расписку, в которой содержится следующая информация: от кого получен отчет, его номер и дата, сумма и количество документов, а также лицо, принявшее отчет.
Бухгалтер должен проверить расходование средств и представленные документы, правильность их оформления и верность подсчета сумм. На лицевой стороне отчета в правой части таблицы делаются бухгалтерские записи (корреспондирующие счета и суммы). Ниже бухгалтер ставит отметку, что отчет проверен.
Прописью и цифрами указывается утвержденная сумма, ставятся подписи главного бухгалтера и бухгалтера с расшифровкой.
Затем бухгалтер проставляет сумму остатка или перерасхода в цифрах и реквизиты приходного (расходного) документа, ставит свою подпись.
На оборотной стороне формы бухгалтер указывает как сумму расходов по отчету, так и принятую к учету с указанием счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы.
Далее авансовый отчет направляется руководителю на утверждение. В случае положительного решения отметка об утверждении отчета ставится на его лицевой части в правом верхнем углу.
Подотчетные денежные суммы списываются только после утверждения отчета.
Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо обязано сдать в кассу организации по приходному кассовому ордеру (например, в момент сдачи отчета), а сумма перерасхода выплачивается ему, как правило, по расходному кассовому ордеру (или переводится на зарплатную карту).
Расходы по авансовому отчету. Документальное подтверждение
Напомним, что произведенные подотчетным лицом расходы, как правило, учитываются при налогообложении прибыли на основании пункта 1 статьи 252 НК РФ, согласно которому организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом обоснованными расходами являются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а документально подтвержденными - затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Если расходы были произведены в иностранном государстве, то документы могут быть оформлены также в соответствии с обычаями делового оборота в том государстве.
Такими документами могут быть и косвенно подтверждающие произведенные расходы, в том числе таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором.
Далее приводятся наиболее вероятные ситуации расходования подотчетных сумм с указанием подтверждающих документов:
- покупка товара в розницу - кассовый и товарный чеки (если в кассовом чеке нет перечня покупок или наименования услуг). Если в сумме покупки указан НДС, то может потребоваться счет-фактура, когда продавец не применяет ККТ, то достаточно будет товарного чека или бланка строгой отчетности;
- покупка товара оптом - чек ККТ, товарная накладная или акт об оказании услуг/выполнении работ, счет-фактура (если в кассовом чеке, накладной или акте выделен НДС), отрезная часть доверенности на получение товарно-материальных ценностей;
- внесение аванса - кассовый чек и счет-фактура (если в чеке выделен НДС).
В бухгалтерском учете будут сделаны соответствующие записи.
На дату выдачи денег под отчет:
Дебет 71 Кредит 50
- работнику выданы деньги под отчет;
На дату утверждения авансового отчета:
Дебет 10 (08, 20, 26, 44) Кредит 71
- приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетным лицом;
Дебет 50 Кредит 71
- от работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег;
Дебет 71 Кредит 50
- работнику возвращена сумма перерасхода по авансовому отчету.
При расчетах с использованием пластиковой карты:
Дебет 55 Кредит 51, 52
- работнику выданы денежные средства для их расходования посредством корпоративной карты;
Дебет 71 Кредит 55
- сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет);
Дебет 73 Кредит 55
- списаны наличные деньги (расход, не подтвержденный первичными документами) со специального счета;
Дебет 50 Кредит 73
- внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов;
Дебет 70 Кредит 73
- удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях.
В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника, при этом записи будут такие:
Дебет 94 Кредит 71
- отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок;
Дебет 70 Кредит 94
- из заработной платы работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок.
Подотчетные деньги и «зарплатные» налоги
Казалось бы, выданные под отчет средства не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Однако на практике все не так просто.
Так, согласно разъяснениям официальных органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить страховые взносы (приложение к Письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06-5250, письма Минтруда России от 12.12.14 № 17-3/В-609, от 19.12.14 № 17-3/В-618).
В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или возвратить при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.
Что касается НДФЛ, включение в налоговую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (подтверждающих первичных документов) (такие выводы содержат постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 по делу № А53-8405/2011, № 13510/12 по делу № А53-270/11).
Судьи указывают, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника (см., например, определение ВС РФ от 09.03.16 № 302-КГ16-450).
К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации о лице, подписавшем чеки, о дате их составления, а также незаполнение граф «Количество», «Цена товара», «Подпись продавца».
Правда, судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна. Например, ФАС Поволжского округа указал, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более в случае, когда не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке (постановление от 01.04.13 № А55-15647/2012).
Однако с учетом неоднозначности позиции высших судебных инстанций работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов и внимательности при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.
На практике может возникнуть, хотя и нечасто, ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из заработной платы работника подотчетные суммы, по которым он не представил авансовый отчет.
В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:
- страховыми взносами (приложение к Письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17-3/В-609);
- НДФЛ (ст. 210 НК РФ, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.14 № А45-25321/2012).
Несвоевременный возврат / невозврат аванса. Документы
Итак, подотчетное лицо не может представить отчет в срок. Если причина уважительная (например, болезнь или отпуск), то срок сдачи отчета передвигается на момент выхода сотрудника на работу (как правило, на основании служебной или объяснительной записки в свободной форме).
В иных случаях необходимо требовать от работника, во-первых, представить объяснительную записку с указанием причин нарушения указанных сроков и, во-вторых, вернуть выданные авансовые средства.
Чтобы эта процедура выполнялась без осложнений, желательно установить ее в локальном нормативном акте после стандартного порядка выдачи под отчет денежных сумм и представления отчета по ним. Практика показывает, что в упомянутом акте желательно отразить различные неурегулированные вопросы, которые каким-либо образом могут привести к конфликту подотчетного лица с работодателем.
Отдел Аудита ООО «РАЙТ ВЭЙС»
