Электронная пропускная система (система магнитных или электронных пропусков) – надежное и современно средство для обеспечения безопасности офисов и прилегающей территории, а также контроля соблюдения трудовой дисциплины. Рассмотрим порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на установку этих систем.
Что представляет собой электронная пропускная система
По сути, электронная пропускная система (система контроля доступа) – это комплекс аппаратных и программных средств (сервер, ПО и технические средства, соединенные в локальную сеть). Кроме того, как правило, требуется оснащение техническими устройствами (прежде всего, турникетами), которые выполняют двоякую функцию.
С одной стороны, они ограничивают допуск на территорию. Пройти через устройство могут только держатели электронных пропусков (как правило, пластиковых карточек). Система считывает информацию, сравнивает с данными в базе и, при совпадении информации, разрешает доступ на территорию объекта. С другой стороны, тем же самым фиксируется время, когда пропуск был использован на вход или выход. Каждый пропуск персонализирован, т. е. закреплен за конкретным работником, поэтому отмечается время прихода и ухода каждого из них.
Данные, зафиксированные на проходной, передаются в компьютерную программу, которая отмечает фактическое время прихода и ухода работников и позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период. Программа позволяет формировать отчеты, при помощи которых можно учесть и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет, и зафиксировать (и доказать) факт отсутствия работника в тот или иной день и т. д.
Нужен ли в таком случае табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени обязателен
Нет, даже если в организации есть возможность использовать программное обеспечение для учета рабочего времени, то это не повод отказываться от ведения табеля на бумаге нельзя по следующим основаниям.
Работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработано каждым работником (ст. 91 ТК РФ), применяя унифицированные формы табеля учета рабочего времени № Т-12, Т-13 (постановление Госкомстата России от 05.01.04 № 1) (лучше вести именно их, чтобы не было проблем при проверках трудовой инспекцией, см. п. 3 письма Минтруда России от 24.05.13 № 14-1-1061).
Даже если выбранная вами электронная система позволяет формировать табеля Т-12 и Т-13, все равно необходимо ежемесячно его распечатывать и подписывать.
Бухгалтерский учет
Поскольку система электронных пропусков по умолчанию используется на протяжении длительного времени (более 12 месяцев), то данное оборудование удовлетворяет критериям ОС (п. 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. приказом Минфина России от 30.03.01 № 26н). Следовательно, после проведения необходимого монтажа оно будет включено в состав ОС.
Оборудование, ввод которого в действие возможен только после сборки всех его частей и прикрепления к полу, в целях бухгалтерского учета является оборудованием, требующим монтажа.
Поэтому при поступлении в организацию станок приходуется на счет 07 «Оборудование к установке»по фактической себестоимости, равной в данном случае его договорной стоимости (без учета НДС) (абз. 2, 3 п. 23 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, п. 2 ст. 346.11, подп. 3 п. 2 ст. 170 Налогового кодекса РФ, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
При передаче оборудования в монтаж его фактическая себестоимость списывается со счета 07 в дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы».
Объекты ОС принимаются к учету по первоначальной стоимости.
Первоначальная стоимость объектов ОС складывается из всех фактических затрат на приобретение (без учета возмещаемого налога - НДС) и доведение до состояния, пригодного для использования (п. 7-8 ПБУ 6/01).
В данном случае первоначальная стоимость оборудования будет складываться из стоимости оборудования и стоимости монтажа оборудования.
Далее стоимость объектов ОС погашается посредством начисления амортизации (п. 17 ПБУ 6/01).
Налог на добавленную стоимость (НДС)
Организация имеет право уменьшить общую сумму НДС на налоговые вычеты (установленные ст. 171 НК РФ). После принятия на учет в составе оборудования к установке организация вправе произвести налоговый вычет сумм предъявленного ей НДС на основании выставленного счета-фактуры продавца (подп. 1 п. 2 ст. 171, абз. 1, 3 п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 169 НК РФ).
Сумму НДС, предъявленную при выполнении монтажных работ, организация принимает к вычету после подписания акта приемки-сдачи выполненных работ на основании соответствующего счета-фактуры (п. 6 ст. 171, п. п. 5, 1 ст. 172, п. 1 ст. 169 НК РФ).
Налог на прибыль организаций
Для целей налогового учета смонтированное и введенное в эксплуатацию оборудование относится к амортизируемому имуществу и учитывается по первоначальной стоимости (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257, п. 9 ст. 258 НК РФ).
При этом первоначальная стоимость объекта ОС включает в себя цену его приобретения (без учета НДС) и стоимость монтажных работ (без учета НДС) (абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ).
Далее, стоимость объекта ОС погашается путем начисления амортизации (в порядке, установленном ст. 258, 259 НК РФ).
Если стоимость имущества составляет менее 100 000 руб., то его можно учитывать в расходах единовременно при передаче в эксплуатацию или равномерно в течение срока его полезного использования по выбору организации.
Выбранный способ учета следует закрепить в учетной политике (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Амортизация
Стоимость систем видеонаблюдения и контроля доступа списывается на расходы организации путем начисления амортизации.
Начисление амортизационных отчислений по объекту ОС начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского учета (п. 21 ПБУ 6/01).
Соответственно начисление амортизации заканчивается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости этого объекта либо списания его с учета (п. 22 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).
Амортизационные отчисления по оборудованию признаются в бухгалтерском учете расходами по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, к которому они относятся (п. 5, 8, 16, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н).
В налоговом учете стоимость объектов ОС погашается путем начисления амортизации (в порядке, установленном ст. 258, 259 НК РФ).
Начисление амортизации по амортизируемому имуществу начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем его ввода в эксплуатацию (п. 4 ст. 259 НК РФ).
Амортизационные отчисления включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией, ежемесячно исходя из начисленной суммы (подп. 3 п. 2 ст. 253, п. 3 ст. 272 НК РФ).
Нормы амортизации определяются исходя из срока полезного использования объекта основных средств (ст. 258, 259 НК РФ и раздел III ПБУ 6/01).
Этот срок устанавливается на дату ввода объекта в эксплуатацию в пределах сроков, установленных Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.02 № 1, далее – Классификация). Если основное средство не поименовано ни в одной из амортизационных групп, предусмотренных в Классификации, то необходимо установить срок его полезного использования (СПИ) на основании рекомендаций завода-изготовителя или исходя из технических условий.
Указанная Классификация может использоваться для целей бухгалтерского учета (абз. 2 п. 1 постановления Правительства РФ от 01.01.02 № 1). Правда, система контроля доступа в Классификации прямо не поименована. Однако в третьей амортизационной группе под номером 14 3322000 указана «Фото- и киноаппаратура».
Это довольно большой раздел из Общероссийского классификатора основных фондов (утв. постановлением Госкомстата России от 26.12.94 № 359). Так, под номером 14 3322162 числится аппаратура полигонная наблюдения, слежения, фото- и кинорегистрации. К ней можно отнести и систему контроля доступа (как аппаратуру, предназначенную для наблюдения и слежения).
Срок полезного использования основных средств, включенных в эту группу, - от 37 до 60 месяцев.
Пример 1 Организация установила электронно-пропускную систему для входа на территорию предприятия.
Стоимость оборудования - 106 200 руб. (в т. ч. НДС 18% - 16 200 руб.). На оплату работ по установке и монтажу оборудования затрачено 35 400 руб. (в т. ч. НДС 18% - 5400 руб.). Амортизация по основным средствам (ОС) начисляется линейным способом (методом).
СПИ для целей бухгалтерского и налогового учета установлен в 60 месяцев (код ОКОФ 14 3322000, третья амортизационная группа в соответствии с Классификацией).
Для целей налогового учета доходов и расходов организация применяет метод начисления. Организация не использует право на амортизационную премию.
В этом случае сумма ежемесячных амортизационных отчислений по оборудованию составит 2000 руб. ((106 200 руб.- 16 200 руб.) + (35 400 руб. - 5 400 руб.)) : 60 мес.).
В учете организации необходимо сделать следующие проводки.
В месяце получения оборудования от продавца:
Дебет 07 Кредит 60
- 90 000 руб. (5 900 000 - 900 000 руб.) - принято к учету оборудование, требующее монтажа (основание: акт о приеме (поступлении) оборудования);
Дебет 19 Кредит 60
- 16 200 руб. - отражена сумма НДС по приобретенному оборудованию (основание: счет-фактура);
Дебет 68/НДС Кредит 19
- 16 200 руб. - принят к вычету НДС по приобретенному оборудованию (основание: счет-фактура);
Дебет 08 Кредит 07
- 90 000 руб. - отражена передача оборудования в монтаж (основание - акт о приеме
(поступлении) оборудования).
В месяце проведения монтажных работ и ввода оборудования в эксплуатацию:
Дебет 08 Кредит 60
- 30 000 руб. (35 400 - 5400) - отражена стоимость работ по монтажу оборудования (Акт приемки-сдачи выполненных работ);
Дебет 19 Кредит 60
- 5400 руб. - отражена сумма НДС по работам по монтажу оборудования (основание: счет-фактура);
Дебет 68 Кредит 19
- 5400 руб. - принят к вычету НДС по работам по монтажу оборудования (основание: счет-фактура);
Дебет 01 Кредит 08
- 120 000 руб. (90 000 + 30 000) - смонтированное и установленное оборудование принято к учету в составе объектов ОС (основание: Акт о приеме-
передаче объекта основных средств, Инвентарная карточка учета объекта основных средств).
Ежемесячно в течение 60 месяцев:
Дебет 20 Кредит 02
- 2000 руб. - начислена амортизация по оборудованию (бухгалтерская справка-расчет).
Применение ПБУ 18/02
Если будет принято решение учитывать стоимость имущества менее 100 000 руб. в налоговых расходах единовременно при передаче системы контроля доступа в эксплуатацию, то возникает необходимость применения ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» (утв. приказом Минфина России от 19.11.02 № 114н).
Пример 2 В январе 2017 года организация установила электронно-пропускную систему для входа на территорию предприятия, относящеюся к третьей амортизационной группе, стоимостью 70 800 руб. (в т. ч. НДС – 10 800 руб.).
Установлен срок полезного использования 60 месяцев. Норма амортизации – 1,6666% (1/60).
Амортизация в бухгалтерском по нему будет начисляться начиная с февраля 2017 года.
Первоначальная стоимость основного средства в бухгалтерском учете составит 60 000 руб. (70 800 - 10 800).
Ежемесячная сумма бухгалтерской амортизации, начиная с февраля 2017 года – 1000 руб. (60 000 руб. × 1,6666%).
В налоговом учете в январе 2017 года будет учтена вся стоимость оборудования в размере 60 000 руб.
Таким образом, в бухгалтерском учете организации в январе 2017 года расходов не будет, а в налоговом учете будет списана вся стоимость оборудования.
В связи с этим, согласно пунктам 12, 15 ПБУ 18/02, в учете организации возникают налогооблагаемая временная разница (НВР) и соответствующее ей отложенное налоговое обязательство (ОНО), которое отражается по кредиту счета 77 «Отложенные налоговые обязательства» в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Далее, в соответствии с пунктом 18 ПБУ 18/02 по мере начисления амортизации происходит уменьшение возникшей НВР и соответствующего ей ОНО, поскольку сумма ежемесячных амортизационных отчислений, признается в бухгалтерском учете, а в налоговом учете расходов не будет.
То есть на последнее число каждого месяца ОНО уменьшается, что отражается записью по дебету счета 77 и кредиту счета 68.
В январе 2017 года:
Дебет 01 Кредит 80
- 60 000 руб. - принят к учету объект ОС (основание: акт о приеме-передаче объекта основных средств);
Дебет 77 Кредит 68/Налог на прибыль
- 12 000 руб. (60 000 х 20%) - сформировано ОНО (основание: бухгалтерская справка-расчет).
Ежемесячно с февраля 2017 года в течение срока использования ОС (60 месяцев):
Дебет 20 (26) Кредит 02
- 1000 руб. - начислена амортизация по объекту ОС (основание: бухгалтерская справка-расчет);
Дебет 77 Кредит 68/Налог на прибыль
- 200 руб. (1000 х 20%) - уменьшено ОНО (основание: бухгалтерская справка-расчет).
В результате указанных операций сальдо по счету 77 будет равно нулю, что подтверждает правильность проведенных расчетов и применения ПБУ 18/02.
Расходы по обслуживанию и текущему ремонту системы контроля доступа
При эксплуатации системы контроля доступа организация несет расходы по ее обслуживанию и текущему ремонту. Чаще всего для этих целей она заключает договоры со специализированными фирмами.
Расходы на обслуживание и текущий ремонт системы контроля доступа являются расходами по обычным видам деятельности при условии, что эти основные средства используются в процессе производства и (или) реализации продукции, товаров, работ, услуг (п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н).
При выполнении ремонта (как текущего, так и капитального) и работ по обслуживанию силами специализированной фирмой стоимость выполненных работ отражается по дебету 20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы») в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на дату подписания акта приемки-сдачи выполненных работ.
Налог на добавленную стоимость (НДС)
Сумму НДС, предъявленную специализированной фирмой, организация имеет право принять к вычету после принятия выполненных работ и при наличии счета-фактуры подрядчика (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Налог на прибыль организаций
Стоимость текущего ремонта и услуг по техническому обслуживанию системы контроля доступа включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на ремонт основных средств (ст. 260 НК РФ).
Расходы на модернизацию или реконструкцию установленной системы относятся на увеличение их первоначальной стоимости (на основании п. 2 ст. 257 НК РФ).
Пример 3 Договорная стоимость выполненных работ по ремонту системы контроля доступа равна 59 000 руб. (в т. ч. НДС 9000 руб.).
В бухгалтерском учете организации, применяющей метод начисления в налоговом учете, расходы на ремонт следует отразить следующими проводками:
Дебет 20 (26) Кредит 60
- 50 000 руб. (59 000 - 9000) - отражены затраты на ремонт (акт приемки-сдачи выполненных работ);
Дебет 19 Кредит 60
- 9000 руб. - отражена предъявленная сумма НДС (основание: счет-фактура);
Дебет 68 Кредит 19
- 9000 руб. - принята к вычету предъявленная сумма НДС (основание: счет-фактура);
Дебет 60 Кредит 51
- 59 000 руб. - произведены расчеты с исполнителем (основание: выписка банка по расчетному счету).
Электронные пропуска. Бухгалтерский и налоговый учет
Если правилами внутреннего распорядка предусмотрено, что проход на территорию организации осуществляется только по пропускам, то расходы по изготовлению пропусков являются для организации расходами по обычным видам деятельности.
Расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) при выполнении условий, перечисленных в пункте 16 ПБУ 10/99 (п. 18 ПБУ 10/99).
Приобретенная (изготовленная) карточка принимается к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов по фактической себестоимости, которой при приобретении (изготовлении) за плату признается сумма фактических затрат организации на приобретение (изготовление), за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (п. 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утв. приказом Минфина России от 09.06.01 № 44н).
Оприходование карточки может отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
При передаче карточек работникам их стоимость списывается со счета 10, субсчет 10-9, в дебет счета 20 «Основное производство» или счета 26 «Общехозяйственные расходы».
С целью обеспечения контроля сохранности карточки ее стоимость при передаче работнику организация может принять на забалансовый учет по дополнительно вводимому забалансовому счету 012 «Карточки, переданные работникам» по фактической себестоимости приобретения (изготовления).
Налог на добавленную стоимость (НДС)
Сумма НДС, предъявленная изготовителем пропусков, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 60.
Организация может принять к вычету предъявленную изготовителем карточки сумму НДС после принятия на учет приобретенной карточки и при наличии выставленного контрагентом счета-фактуры (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Принятая к вычету сумма НДС отражается по дебету 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом 19.
Налог на прибыль организаций
Расходы организации по оплате услуг по изготовлению пропусков можно учесть в составе прочих расходов организации, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ), поскольку:
- осуществление данных расходов обоснованно и документально подтверждено;
- расходы произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
При передаче работникам изготовленных карточек их стоимость учитывается в качестве материальных расходов, связанных с производством и реализацией, и признается косвенным расходом (подп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 318, п. 2 ст. 318 НК РФ).
Пример 4 За изготовление пропусков организацией оплачено 5900 руб. (в том числе НДС - 900 руб.).
В бухгалтерском учете затраты на изготовление пропусков и передачу их работникам следует отразить следующим образом:
Дебет 10-9 Кредит 60
- 5000 руб. (5900 - 900) - оприходованы пропуска (основание: акт приемки-
сдачи оказанных услуг, накладная );
Дебет 19 Кредит 60
- 900 руб. - отражена предъявленная сумма НДС (основание: счет-фактура);
Дебет 68/НДС Кредит 19
- 900 руб. - отражен налоговый вычет (основание: счет-фактура);
Дебет 20 Кредит 10-9
- 5000 руб. - списана стоимость пропусков, переданных работникам (основание: бухгалтерская справка);
Дебет 012
- 5000 руб. - пропуска приняты на забалансовый учет (основание: бухгалтерская справка);
Дебет 60 Кредит 51
- 5900 руб. - произведена оплата изготовителю пропусков (основание: выписка банка по расчетному счету).
